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Créer un rapport dans MS Access 2003 à l'aide de l'assistant de rapport

Créer un rapport dans MS Access 2003 à l'aide de l'assistant de rapport

Geoffrey Carr

Microsoft Access est utilisé dans de nombreuses entreprises pour stocker et accéder à des informations. Vous pouvez également créer facilement un rapport simple à l'aide de l'assistant de création de rapport.

Ouvrez votre base de données Access et cliquez sur Rapports situés sous le champ Objets sur le côté gauche. Dans la barre d’outils supérieure, cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau rapport.

Dans la fenêtre Nouveau rapport, sélectionnez Assistant de création de rapports et sélectionnez en dessous de la liste déroulante la requête ou la table pour laquelle vous souhaitez collecter des données afin de créer le rapport. Dans ce cas, je souhaite créer un rapport sur les clients de Tech_Company. Une fois les données correctes sélectionnées, cliquez sur OK.

Cette partie suivante de l'assistant vous permet de sélectionner les différents champs de la table ou de la requête que vous avez sélectionnée. C'est très utile lorsque vous souhaitez uniquement créer un rapport basé sur des données spécifiques dans une table. Mettez en surbrillance les informations dans les champs disponibles et appuyez sur le bouton fléché pour les déplacer dans les champs sélectionnés. Ici, j'ai sélectionné les clients Prénom, Nom, Ville et Numéro de téléphone. À ce stade, vous pouvez sélectionner Terminer, mais pour utiliser un peu plus de fonctionnalités de l’assistant, cliquez sur Suivant.

Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir d’ajouter un groupe à différentes parties de vos données. Comme je fais la démonstration d’un rapport simple (des didacticiels supplémentaires sur l’écriture de rapports personnalisés sont pour bientôt), cliquez simplement sur Suivant.

Ici, vous choisissez l'ordre dans lequel les données apparaîtront dans le rapport. Vous devrez choisir cette personnalisation en fonction de la manière dont vous souhaitez présenter les données. Ici, je choisis de trier le nom de famille de chaque client par ordre croissant.

C'est ici que vous allez choisir la mise en page du rapport. Une fois encore, la présentation sera déterminée en fonction de la manière dont vous souhaitez présenter les données. Pour ce rapport, je choisis Layout = Tabular, Orientation = Portrait et je trouve généralement préférable de cocher la case "Ajuster la largeur du champ de sorte que tous les champs tiennent sur une page. Cela garantit que toutes les données pertinentes sont sur chaque page et non dispersées sur plusieurs pages. Cliquez sur Suivant.

Ensuite, vous choisirez le style ou l'apparence du rapport. Encore une fois utiliser votre meilleur jugement créatif. Pour ce rapport, je choisis Bold. Cliquez sur Suivant.

Tu as presque fini! Choisissez un nom pour votre rapport. S'il s'agit d'un rapport que vous prévoyez de sauvegarder et d'exécuter de temps en temps, veillez à utiliser une bonne convention de dénomination afin que vous et les autres utilisateurs de la base de données puissiez facilement trouver le rapport et l'exécuter. Après avoir nommé votre rapport, cliquez sur Terminer.

Vous verrez maintenant les résultats du rapport que vous avez créé. À partir de là, vous pouvez imprimer le rapport, revenir en arrière et modifier la conception, ou éventuellement ajouter des tableaux ou des champs. Si vous êtes satisfait de l'aspect du rapport, sauvegardez-le et vous pourrez le consulter quand vous en aurez besoin.

Si vous ne connaissez pas du tout Access, je vous recommanderais de consulter la feuille de route pour la formation Access 2003.

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