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- Pourquoi avez-vous besoin de formules et de fonctions?
- Définir et créer une formule
- Référence relative et absolue des cellules et formatage
- Fonctions utiles à connaître
- Recherches, graphiques, statistiques et tableaux croisés dynamiques
Remarque:pour les non-initiés, il s'agit de la toute première leçon de la première série de How-To Geek School. Nous allons organiser une nouvelle leçon chaque jour de la semaine, du lundi au vendredi, jusqu'à ce que nous ayons traité de chaque sujet. Alors restez à l’écoute pour en savoir plus, et nous ferons une annonce officielle sur son fonctionnement la semaine prochaine.
Qu'est-ce qu'Excel et pourquoi en avons-nous besoin?
Si vous êtes un administrateur de bureau, vous utilisez probablement Excel. Idem si vous êtes vendeur. Si vous êtes un analyste financier, bien sûr, vous avoir besoin Exceller. Pour ces professions et bien d’autres, le travail avec des feuilles de calcul est un outil essentiel dans la routine quotidienne.
Les experts en mathématiques utiliseront probablement immédiatement Excel et l'utiliseront comme une extension naturelle de leurs processus de calcul. La plupart d'entre nous… avons probablement besoin d'aide dans ce département.
Si vous n’avez pas fait attention au cours d’algèbre au lycée, ne vous inquiétez pas! Tout ce que vous avez à faire, c’est d’apprendre quelques notions de base sur les formules et les fonctions de cette série de didacticiels et de les appliquer à votre travail.
Si vous ne savez pas si vous avez besoin de Microsoft Excel ou non, vous n’aurez probablement pas appris ce qu’il pouvait faire. Une fois que vous le savez, vous pouvez alors trouver le moyen de l’utiliser dans votre travail pour faciliter les tâches compliquées et fastidieuses.
Microsoft Excel est plus qu'un simple programme permettant de saisir des noms et des chiffres. Par exemple, si vous souhaitez simplement répertorier les noms des étudiants de votre classe, vous pouvez simplement créer un document Word. Word convient à la rédaction d’essais et à la création de listes, mais pour effectuer des calculs, vous avez besoin des formules et des fonctions d’Excel.
Une brève visite de l'interface Excel
Avant de plonger, examinons brièvement l’interface Excel. Vous connaissez peut-être déjà tout cela, mais il n’est jamais inutile de réviser.
Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul Excel vierge, elle est appelée "classeur" ou "livre" et chaque feuille de calcul d'un livre est appelée "feuille de calcul" ou "feuille".
Qu'est-ce qu'une fonction?
Une fonction est un calcul ou une opération qui renvoie un résultat. Les entrées d'une fonction sont appelées «arguments».
Toutes les fonctions commencent par un signe égal [=]. De cette façon, Excel sait ne pas traiter les arguments comme du texte. Par exemple, = AVERAGE (2,4) est une fonction mais AVERAGE (2,4) est juste une chaîne de texte. Sans signe égal, Excel ne calculera pas de résultat. Les arguments de cette fonction sont 2 et 4.
Remarque: Excel utilise des lettres majuscules pour répertorier les fonctions, mais vous pouvez utiliser des lettres minuscules ou majuscules lorsque vous les écrivez.
Dans Excel, la «Bibliothèque de fonctions» se trouve sous l’onglet «Formules».
- Mathématique: AVERAGE () - calcule la moyenne d'une série de nombres.
- Date et heure: DATEVALUE () - convertit une chaîne de texte du type «30 novembre 2013» en un nombre afin que vous puissiez utiliser ce nombre dans d'autres fonctions de date et d'heure. Vous ne pouvez pas faire de calcul avec les dates à moins de les convertir en chiffres au préalable. Nous expliquons cela en détail dans la leçon 4.
- Text: LEN () - renvoie la longueur d'une chaîne. Par exemple = LEN («Excel») est 5.
- Logical: IF () - la fonction IF () s’écrit comme = IF (
, puis A, sinon B). Donc, si «test» est vrai, alors le résultat est A; si "test" n'est pas vrai, alors B. - Recherche et référence: elles sont nécessaires pour rechercher des valeurs ailleurs dans la feuille de calcul. Par exemple, VLOOKUP consulte une table de valeurs pour trouver une cellule.
Comment pourriez-vous utiliser ce dernier? Eh bien, obtenir le texte de la semaine dans une fonction de date.Vous pouvez utiliser VLOOKUP pour numériser une table afin de transformer ce nombre en quelque chose de plus facile à comprendre, comme «mercredi».
Il existe également des fonctions spéciales pour les finances, l'ingénierie et les statistiques qui sont répertoriées séparément dans le menu «Plus de fonctions».
Qu'est-ce qu'une formule?
Une formule est une combinaison d’opérateurs, d’opérandes et de fonctions.
Par exemple, la fonction = SUM ajoute une liste de nombres (elle est couramment utilisée; elle est répertoriée dans le premier menu d'Excel, en abrégé par la lettre grecque Sigma (), qui est la notation utilisée par les mathématiciens pour additionner une série. ).
Vous utilisez une formule comme faire un calcul à la main. Par exemple, vous pouvez mettre votre budget familial dans une formule comme celle-ci:
Reste de l’argent = (4 * salaire hebdomadaire) - hypothèque - nourriture - services publics
Les opérateurs sont multiplier [*] et soustraire [-]. Les opérandes sont les valeurs «salaire hebdomadaire», «hypothèque», «nourriture» et «services publics». Le résultat est «trésorerie restante».
Noms et adresses
Les valeurs pour «nourriture» et les autres opérandes sont des noms que vous définissez dans Excel. Sans "nom", vous devrez utiliser "l'adresse".
L'adresse d'une cellule est écrite en utilisant la notation ligne-colonne. Les lignes sont numérotées et les colonnes, les lettres. La première cellule de la feuille de calcul est A1. Lorsque vous avez atteint la fin de l'alphabet, les lignes sont numérotées AA, AB, BA, BB, etc.
Les formules peuvent être plus compliquées que l'exemple du budget familial. Au lycée, vous avez appris que l’aire d’un cercle est le rayon fois le carré pi ou πr2.
Dans Excel, vous pouvez écrire ceci en utilisant la formule = PI () * rayon ^ 2.
Ici, PI () est le une fonction qui renvoie le nombre 3.14 et «rayon» est un «nom» que nous avons donné à une cellule contenant le rayon; les «opérateurs» sont l'exposant (^) et le multiplicateur (*).
Ordre et Préséance
Les parenthèses sont utilisées pour indiquer l'ordre et la priorité dans les calculs.
L'aire d'un cercle peut aussi être écrit πrr mais pas (πr)2, vous devez donc comprendre l’ordre et la priorité pour obtenir la bonne réponse. Les exposants étant évalués avant la multiplication, les parenthèses ne sont pas nécessaires dans ce cas. La fonction place le rayon en premier lieu, puis le multiplie par Pi.
Si vous voulez éliminer tout doute possible, vous pouvez être explicite et écrire = Pi * (rayon ^ 2).
Nous étudierons l’ordre et la priorité plus loin dans la leçon 2.
À suivre …
Pour le reste de cette série, nous nous concentrerons sur quatre domaines clés:
Leçon 2: Définition et création de formules
Pour commencer, le premier élément à explorer est la création de formules et la compréhension des règles de base:
- Comment créer une formule
- Opérateurs de calcul
- Ordre et préséance
- Démontrer comment une fonction est utilisée dans une formule
Leçon 3: Référence de cellule et formatage
Dans cette leçon, nous abordons les trois types de référence de cellule (relative, absolue et mixte), la mise en forme, le déplacement ou la copie, la formule et les références circulaires.
Supposons que vous avez une formule dans la cellule B1 qui dit = A1 * 2. Si vous copiez cette formule dans la cellule B2 (une cellule à droite), la référence de cellule change également.
La nouvelle formule dit B1 * 2. Vous pouvez utiliser le signe dollar ($) pour ancrer la référence de cellule afin que sa copie ne change pas là où elle pointe (ne vous inquiétez pas, nous couvrons cela un peu).
Leçon 4: Fonctions utiles à connaître
Cette leçon explique certaines des fonctions les plus utilisées et explique comment les appliquer à des calculs utiles et comment «imbriquer» des fonctions.
Pour imbriquer une fonction, il faut placer une fonction dans une autre. Par exemple, si vous voulez savoir quel jour nous sommes, écrivez = WEEKDAY (NOW ()).
NOW () donne la date du jour et WEEKDAY () le convertit en un nombre compris entre 1 et 7. NOW () est «imbriqué» dans WEEKDAY ().
Leçon 5: Fonctions avancées: si, imbriqué, et recherches
Si vous souhaitez créer des modèles ou des algorithmes complexes, vous devez savoir comment combiner des fonctions de logique et de recherche, notamment les instructions IF et IF imbriquées, ainsi que les recherches, notamment VLOOKUP et HLOOKUP.
Un exemple de fonction de recherche serait = COLUMN (). Cela donne le numéro de colonne d'une référence de cellule, par exemple, A = COLONNE (A1).
Nous allons également couvrir brièvement les tableaux croisés dynamiques. Un tableau croisé dynamique est utilisé pour extraire la signification des données. Par exemple, vous pouvez prendre une liste de ventes et les regrouper par région ou par vendeur afin de vous donner les totaux correspondants.
