Comment créer et personnaliser une vue de dossier dans Outlook

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Comment créer et personnaliser une vue de dossier dans Outlook
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Anonim
Si vous travaillez dans un bureau, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps à traiter le courrier électronique, très probablement dans Microsoft Outlook. Cela vaut la peine de prendre un peu de temps pour qu'Outlook affiche les informations dont vous avez besoin. Pour le courrier électronique, la meilleure façon de procéder consiste à utiliser les vues par dossier. Voici comment ils fonctionnent.
Si vous travaillez dans un bureau, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps à traiter le courrier électronique, très probablement dans Microsoft Outlook. Cela vaut la peine de prendre un peu de temps pour qu'Outlook affiche les informations dont vous avez besoin. Pour le courrier électronique, la meilleure façon de procéder consiste à utiliser les vues par dossier. Voici comment ils fonctionnent.

Qu'est-ce qu'une vue par dossier?

Chaque emplacement où vous conservez votre courrier électronique dans Outlook - qu’il s’agisse de la boîte de réception, des éléments envoyés, des archives, des éléments supprimés ou de tout autre emplacement - constitue un dossier. Chacun de ces dossiers a la même apparence par défaut, avec des colonnes contenant des métadonnées relatives au courrier électronique, telles que l'expéditeur, le sujet, la date et l'heure de réception, etc. Outlook regroupe les e-mails par date (les plus récents en haut), classe les messages non lus en gras et en bleu et affiche les messages que vous avez lus dans une police noire normale.

C'est le vue de dossier par défaut.

Mais vous pouvez changer cette vue si vous voulez. Vous pouvez créer une vue différente pour chaque dossier ou créer une vue de dossier de votre choix et l'appliquer à chaque dossier. Outlook propose même des vues intégrées alternatives avec lesquelles vous pouvez commencer.
Mais vous pouvez changer cette vue si vous voulez. Vous pouvez créer une vue différente pour chaque dossier ou créer une vue de dossier de votre choix et l'appliquer à chaque dossier. Outlook propose même des vues intégrées alternatives avec lesquelles vous pouvez commencer.

Comment passer à une autre vue intégrée

Pour commencer, passons à l’une des autres vues intégrées en cliquant sur Vue> Modifier la vue.

La vue Compacte est la vue par défaut utilisée par chaque dossier, mais vous pouvez passer à l’un des deux autres:
La vue Compacte est la vue par défaut utilisée par chaque dossier, mais vous pouvez passer à l’un des deux autres:
  • Unique: Cela supprime le regroupement par date et affiche tous vos messages dans une simple liste.
  • Aperçu: Ceci (quelque peu contre-intuitivement) supprime le panneau Aperçu.
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Comment personnaliser la vue existante

Vous pouvez personnaliser l'affichage du dossier actuel en cliquant sur Afficher> Afficher les paramètres.

Nous allons modifier les colonnes affichées et les paramètres de tri à titre d'exemple. Cliquez sur «Colonnes» pour ouvrir la fenêtre «Afficher les colonnes».
Nous allons modifier les colonnes affichées et les paramètres de tri à titre d'exemple. Cliquez sur «Colonnes» pour ouvrir la fenêtre «Afficher les colonnes».
Sélectionnez «Mention» dans la colonne de droite, cliquez sur le bouton «Supprimer», puis sur «OK».
Sélectionnez «Mention» dans la colonne de droite, cliquez sur le bouton «Supprimer», puis sur «OK».
De retour dans la fenêtre Advanced View Settings, cliquez sur le bouton “Trier” pour ouvrir la fenêtre de tri.
De retour dans la fenêtre Advanced View Settings, cliquez sur le bouton “Trier” pour ouvrir la fenêtre de tri.
Dans le menu déroulant «Trier les éléments par», choisissez «De», puis cliquez sur «OK».
Dans le menu déroulant «Trier les éléments par», choisissez «De», puis cliquez sur «OK».
Maintenant, cliquez sur «OK» dans les paramètres d'affichage avancés. La vue des dossiers a maintenant été modifiée, de sorte que la colonne «Mention» est masquée et que le dossier est trié en fonction de la personne qui a envoyé le courrier.
Maintenant, cliquez sur «OK» dans les paramètres d'affichage avancés. La vue des dossiers a maintenant été modifiée, de sorte que la colonne «Mention» est masquée et que le dossier est trié en fonction de la personne qui a envoyé le courrier.
Ce ne sont que deux exemples rapides de ce que vous pouvez faire. Vous pouvez ajouter ou supprimer un grand nombre de colonnes différentes, grouper et trier des messages de différentes manières et même modifier les polices et les styles utilisés pour afficher les messages. Jouez avec les différentes options pour trouver ce qui vous convient le mieux.
Ce ne sont que deux exemples rapides de ce que vous pouvez faire. Vous pouvez ajouter ou supprimer un grand nombre de colonnes différentes, grouper et trier des messages de différentes manières et même modifier les polices et les styles utilisés pour afficher les messages. Jouez avec les différentes options pour trouver ce qui vous convient le mieux.

Appliquer une vue à d'autres dossiers

Une fois que vous avez personnalisé votre vue, vous pouvez appliquer la même vue à n’importe quel autre dossier sans avoir à personnaliser chacun d’eux. Cliquez à nouveau sur Afficher> Afficher les paramètres et cette fois, cliquez sur la commande «Appliquer la vue actuelle à d'autres dossiers».

Sélectionnez les dossiers auxquels vous souhaitez appliquer la vue, puis cliquez sur «OK».
Sélectionnez les dossiers auxquels vous souhaitez appliquer la vue, puis cliquez sur «OK».
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Vous pouvez sélectionner autant de dossiers (ou sous-dossiers) que vous le souhaitez.

Enregistrer une vue de dossier personnalisée

Vous pouvez également conserver votre vue personnalisée en tant que modèle afin de pouvoir l'appliquer ultérieurement à d'autres dossiers. Cliquez à nouveau sur Affichage> Afficher les paramètres et sélectionnez la commande «Enregistrer la vue actuelle en tant que nouvelle vue».

Cela ouvre la fenêtre Copier la vue, où vous pouvez donner un nom à votre vue et choisir qui peut voir la vue. Cliquez sur "OK" lorsque vous avez tout configuré.
Cela ouvre la fenêtre Copier la vue, où vous pouvez donner un nom à votre vue et choisir qui peut voir la vue. Cliquez sur "OK" lorsque vous avez tout configuré.
Si vous cliquez à nouveau sur Afficher> Afficher les paramètres, Outlook affiche votre nouvelle vue en tant qu'option disponible. Cliquez sur «Gérer les vues» pour voir toutes les vues auxquelles vous avez accès.
Si vous cliquez à nouveau sur Afficher> Afficher les paramètres, Outlook affiche votre nouvelle vue en tant qu'option disponible. Cliquez sur «Gérer les vues» pour voir toutes les vues auxquelles vous avez accès.
La fenêtre Gérer toutes les vues vous permet d'ajouter, de modifier et de supprimer des vues, ainsi que de voir les paramètres appliqués à chaque vue.
La fenêtre Gérer toutes les vues vous permet d'ajouter, de modifier et de supprimer des vues, ainsi que de voir les paramètres appliqués à chaque vue.
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Créer une vue à partir de zéro

Si vous souhaitez créer une nouvelle vue, cliquez sur le bouton “Nouveau” dans la fenêtre Gérer toutes les vues. Cela ouvre la fenêtre Créer une nouvelle vue.

Sélectionnez le type de vue de base par lequel vous souhaitez commencer et cliquez sur le bouton “OK”. La fenêtre Paramètres de vue avancés s'ouvre et vous pouvez personnaliser votre vue comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «OK» jusqu'à ce que vous reveniez à la fenêtre «Gérer toutes les vues», puis cliquez sur «Appliquer la vue» pour appliquer la vue au dossier actuel.
Sélectionnez le type de vue de base par lequel vous souhaitez commencer et cliquez sur le bouton “OK”. La fenêtre Paramètres de vue avancés s'ouvre et vous pouvez personnaliser votre vue comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «OK» jusqu'à ce que vous reveniez à la fenêtre «Gérer toutes les vues», puis cliquez sur «Appliquer la vue» pour appliquer la vue au dossier actuel.
Une fois que vous avez créé une nouvelle vue, vous pouvez l'appliquer à n'importe quel autre dossier, le personnaliser davantage ou l'utiliser comme base pour une autre nouvelle vue.
Une fois que vous avez créé une nouvelle vue, vous pouvez l'appliquer à n'importe quel autre dossier, le personnaliser davantage ou l'utiliser comme base pour une autre nouvelle vue.

Supprimer des personnalisations d'une vue

Si vous avez effectué des personnalisations sur votre vue existante, vous pouvez facilement revenir à la vue existante. C’est un bon moyen d’essayer des choses sans avoir à vous soucier de les annuler si les changements ne vous conviennent pas. Cliquez sur Affichage> Réinitialiser l'affichage pour supprimer les personnalisations non enregistrées du dossier actuel.

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