Vos fichiers de données Outlook (fichiers.pst et.ost) incluent tous vos e-mails (dans tous vos dossiers, y compris les e-mails envoyés), contacts, rendez-vous du calendrier, tâches et notes, ainsi que leurs pièces jointes associées. Lorsque vous envoyez et recevez davantage de courriels et de pièces jointes, que vous ajoutez plus de rendez-vous à votre calendrier et que vous créez plus de tâches et de notes, vos fichiers de données Outlook peuvent facilement atteindre plusieurs gigaoctets. Le mien est un gigaoctet, mais c’est quand même assez volumineux.
Même si vous videz le dossier Éléments supprimés ou si vous le videz automatiquement lorsque vous quittez Outlook, l'espace occupé dans le fichier de données n'est pas libéré. Vous pouvez cependant récupérer cet espace en compactage votre fichier de données Outlook. Voici comment faire cela.
Première étape: examinez vos comptes et supprimez ce dont vous n’avez pas besoin
Avant de commencer le processus de compactage, vous devez passer par Outlook et supprimer tout ce dont vous n’avez pas besoin. Nous vous recommandons de vérifier la taille de vos divers dossiers afin de savoir quels éléments vous permettront de libérer le plus d’espace. N'oubliez pas que vous pouvez également supprimer des éléments d'agenda, de tâches et de notes en plus des courriels. Pour vérifier la taille de vos dossiers, sélectionnez la boîte de réception (ou tout autre dossier) dans le compte (fichier de données Outlook) que vous souhaitez compacter, puis cliquez sur l'onglet «Fichier».
La boîte de dialogue Taille du dossier vous indique la taille de chaque dossier du compte sélectionné. Faites défiler et voir quels dossiers sont plus grands, où vous voudrez peut-être supprimer des éléments. Cliquez sur "Fermer" lorsque vous avez terminé.
Deuxième étape: vider le dossier des éléments supprimés
Vous voudrez également vider la corbeille ou le dossier «Éléments supprimés» avant de continuer. S'il y a toujours des éléments dans le dossier Éléments supprimés, vous pouvez vider le dossier de deux manières. Une solution consiste à cliquer sur "Vide" dans la boîte de dialogue Nettoyage de la boîte aux lettres, si celle-ci est toujours ouverte.
Troisième étape: compactez votre champ de données Outlook
Maintenant que vous avez supprimé les éléments de votre choix et vidé le dossier Éléments supprimés, il est temps de compacter votre fichier de données Outlook. Dans la fenêtre principale d'Outlook, cliquez à nouveau sur l'onglet «Fichier». Ensuite, assurez-vous que l'écran Informations sur le compte est actif. Sinon, cliquez sur «Info» dans la liste des éléments à gauche. Cliquez sur "Paramètres du compte" puis sélectionnez "Paramètres du compte" dans le menu déroulant.