Lorsque vous avez un document Word un peu trop volumineux, la première chose à faire est de compresser les images qu'il contient. Ceci est dû en partie au fait que des sites tels que How-To Geek ont écrit des articles détaillés expliquant comment procéder, et en partie au fait que les images semblent toujours augmenter la taille d'un document Word au-delà de la raison. Vous devriez quand même continuer et suivre les conseils que nous avons écrits dans cet article, car si vous avez des images, elles vous aideront.
Mais si vous n'avez pas d'images, ou si vous avez suivi ces conseils et que vous devez réduire davantage la taille du fichier, nous sommes là pour vous. Nous avons beaucoup de conseils à partager. Nous les avons donc décomposés en éléments permettant de réduire sensiblement la taille d'un document Word, des éléments susceptibles de vous aider et quelques conseils couramment suggérés avec lesquels vous ne devriez pas vous embêter..
Commençons.
Conseils qui contribueront certainement à réduire la taille d’un document
Tous les conseils que vous trouverez ne vous seront pas utiles. C’est parfois parce qu’elles ne s'appliquent pas à votre situation (si vous ne possédez aucune image, les astuces relatives à la compression des images ne seront plus utiles), mais elles sont parfois tout simplement fausses. Nous avons testé tous les conseils de cette section afin de savoir qu'ils fonctionnent.
Convertir votre document au format DOCX
Microsoft a publié le format DOCX dans Office 2007, donc si vous utilisez toujours le format.doc, il est temps de convertir. Le type de fichier.docx le plus récent agit essentiellement comme un fichier ZIP en comprimant le contenu du document. Par conséquent, la conversion d'un fichier.doc au format.docx réduira la taille de votre document. (Cela s'applique également aux autres formats Office tels qu'Excel (.xls à.xslx), PowerPoint (.ppt à.pptx) et Visio (.vsd à.vsdx).)
Pour convertir votre fichier.doc, ouvrez-le dans Word et cliquez sur Fichier> Info> Convertir.
Nous avons testé cela avec un exemple de fichier.doc de 20 pages contenant six images, divers tableaux et marques de formatage. Le fichier.doc d'origine faisait 6 001 Ko, mais le fichier.docx converti ne pesait que 721 Ko. C'est 12% de la taille originale. Nous ne suggérons rien de plus que les solutions ci-dessous ne réduisent davantage la taille du fichier. Par conséquent, si vous avez des fichiers.doc que vous pouvez convertir en.docx, votre travail sera peut-être effectué.
Insérez vos images au lieu de les copier et les coller
Lorsque vous copiez et collez une image dans votre document, Word émet certaines hypothèses sur la manière de la gérer. L'une de ces hypothèses est que vous voulez que l'image collée soit au format BMP, qui est un type de fichier volumineux, ou parfois au format PNG, qui est encore assez volumineux. Une alternative simple consiste à coller votre image dans un programme d'édition à la place, enregistrez-la sous un format plus petit comme JPG, puis utilisez Insertion> Image pour insérer l'image dans votre document.
En collant la petite capture d'écran ci-dessous directement dans un document Word autrement vierge, la taille de ce document est passée de 22 Ko à 548 Ko.
Bien sûr, vous ne pouvez pas toujours vous en tirer. Parfois, vous aurez besoin de la meilleure qualité d’image offerte par les formats tels que BMP et PNG. Mais s’il s’agit d’une petite image ou si vous n’avez pas besoin d’une très haute qualité, il peut être utile d’utiliser un format plus léger et d’insérer l’image.
Pendant que vous enregistrez votre image, effectuez vos modifications
Lorsque vous modifiez une image dans Word, toutes les modifications d'image sont stockées dans le document. Cela signifie que si vous rognez une image dans votre document, Word conserve toujours l’image originale complète. Modifier une image en noir et blanc et Word conserve toujours l'image en couleur d'origine.
Cela augmente inutilement la taille de votre document. Ainsi, lorsque vous modifiez vos images et que vous n'êtes pas obligé de les annuler, vous pouvez demander à Word de supprimer les données de modification.
Mais mieux que de supprimer les données inutiles de votre document est de ne pas avoir ces données inutiles dans votre document en premier lieu. Toutes les modifications que vous pouvez effectuer, même les plus simples, telles que le rognage ou l'ajout d'une flèche, sont mieux réalisées dans un éditeur d'images avant d'insérer l'image dans le document.
Compressez toutes vos images en une seule fois
Oui, nous avons dit au début que cet article concernait autre manières de réduire la taille de votre fichier, mais la plupart des articles sur ce sujet vous expliquent comment compresser vos images une par une (y compris notre article), et ici, dans How-To Geek, nous cherchons avant tout à trouver de meilleures façons de procéder.
Cliquez sur Fichier> Enregistrer sous> Plus d'options. (Vous pouvez avoir «Enregistrer une copie» plutôt que «Enregistrer sous» si OneDrive avec AutoSave est activé.)
Sélectionnez vos choix, cliquez sur «OK», puis enregistrez la nouvelle version de votre document avec toutes les images compressées.
Arrêtez l'incorporation de polices dans votre document
Sauf si vous utilisez une police inhabituelle provenant d’une galaxie très éloignée, il est presque certain que les personnes avec lesquelles vous partagez votre document seront en mesure de le lire à l’aide de leur copie de Word (ou d’une alternative gratuite telle que Libre Office). Alors, pourquoi voudriez-vous perdre de l'espace dans votre fichier en incorporant les polices? Arrêtez cela en allant dans Fichier> Options> Enregistrer et en désactivant l'option «Incorporer les polices dans le fichier».
Arrêtez l'incorporation d'autres fichiers si vous le pouvez
Nous vous avons récemment montré comment incorporer ou lier une feuille de calcul Excel à un document Word (vous pouvez le faire avec d'autres fichiers, tels que des présentations PowerPoint ou des diagrammes Visio). Si vous pouvez créer un lien vers la feuille de calcul au lieu de l’incorporer, vous économiserez la plus grande partie de la taille du fichier Excel. Vous ne pourrez pas tout sauvegarder, car la feuille de calcul liée conservera une certaine taille, mais votre document sera beaucoup plus petit avec un lien qu’une intégration complète. Bien sûr, les liens et les avantages présentent des inconvénients. Veillez donc à lire cet article pour bien les comprendre avant de le faire.
Arrêter de stocker une vignette pour le document
De retour dans la journée, Word vous permet de stocker une vignette du document afin que Windows puisse vous en montrer un aperçu dans l'Explorateur de fichiers. L’explorateur de fichiers peut le faire seul et n’a pas besoin de l’aide de Word, mais cette option est toujours présente dans votre document. Dans notre document de test de 721 Ko, l'activation de cette option a augmenté la taille du fichier à 3247 Ko. Cela fait 4,5 fois la taille du fichier original, pour rien. Vous trouverez ce paramètre dans Fichier> Info> Propriétés> Propriétés avancées.
Désactivez la case à cocher «Enregistrer les vignettes pour tous les documents Word» et cliquez sur «OK».
Vous pouvez également désactiver ce paramètre dans la boîte de dialogue «Enregistrer sous», où il est appelé «Enregistrer la vignette», qui est un peu plus correct.
Supprimer les informations personnelles et cachées de votre document
Non seulement les informations personnelles ajoutent-elles à la taille de votre document, mais elles peuvent également donner à vos lecteurs des informations que vous ne souhaitez pas obtenir. Certaines informations peuvent également avoir été formatées comme étant masquées. Si vous n'avez pas besoin de ce texte masqué dans le document, pourquoi ne pas le supprimer?
Supprimez ces informations inutiles de votre document en sélectionnant Fichier> Informations> Rechercher les problèmes, puis en cliquant sur le bouton «Inspecter le document».
Désactiver la récupération automatique (si vous osez)
La récupération automatique est l’une des fonctionnalités les plus intéressantes de Word (en fait, l’une des fonctionnalités de toutes les applications Office).Cette fonctionnalité effectue des sauvegardes régulières de votre fichier pendant que vous travaillez. Si Word se bloque ou que votre ordinateur redémarre de manière inattendue (par exemple, lorsque Windows effectue une mise à jour système pendant la nuit), des versions de documents ouverts récupérées automatiquement vous seront présentées lors de votre prochain démarrage. Mot. Bien entendu, toutes ces versions s'ajoutent à la taille de votre fichier. Par conséquent, si vous désactivez la récupération automatique, votre fichier sera plus petit.
Allez dans Fichier> Options> Enregistrer et désactivez l'option «Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les [x minutes]».
Sachez simplement que vous ne disposerez plus de versions de la récupération automatique. Par conséquent, si Word se bloque ou se ferme de manière inattendue, vous perdrez tout votre travail depuis la dernière fois que vous l'avez enregistré.
Copier tout dans un nouveau document
Lorsque vous travaillez sur un document, Word enregistre diverses choses en arrière-plan pour vous aider. Nous avons montré comment les désactiver, dans la mesure du possible, et comment supprimer les données collectées par Word, mais il restera probablement dans votre document des éléments inutiles. Si vous vous trouvez sujet à ce genre de modification de la taille du document, vous pouvez créer un nouveau document, puis tout copier dessus.
Commencez par créer un nouveau document vierge. Sélectionnez tout le contenu de votre document actuel en appuyant sur Ctrl + A. Dans le nouveau document, appuyez sur Ctrl + V pour tout coller. Ceci copie tout votre texte, vos sections, votre mise en forme, vos options de mise en page, votre numérotation de page, tout ce dont vous avez besoin.
Votre nouveau document ne comportera plus les sauvegardes d’arrière-plan précédentes, les informations de récupération automatique ou les versions précédentes, ce qui devrait réduire la taille du fichier.
Gardez à l'esprit que cela copiera toutes les données d'édition contenues dans vos images. Vous voudrez peut-être donc les supprimer du document d'origine avant de tout copier dans votre nouveau document. Si vous ne le faites pas, ce n’est pas grave. Vous pouvez toujours le supprimer de votre nouveau document.
Nous ne pouvons pas vous dire combien cela va économiser, car cela peut aller de quelques kilo-octets à plusieurs mégaoctets, mais cela vaut toujours la peine de le faire si vous voulez éliminer le plus de poids possible de votre document.
En prime, nous avons également vu ce copier / coller dans une nouvelle astuce documentaire résoudre des erreurs étranges dans des documents Word qu'il était difficile de localiser autrement.
Conseils qui Pourrait Aider à réduire la taille d’un document
Certains conseils semblent aider, mais nous n’obtenons pas de résultat positif. Nous ne disons pas qu’ils ne contribueront pas à réduire la taille de votre fichier, mais il semble que vous aurez besoin de circonstances particulières pour en tirer parti. Nous vous recommandons vivement d’essayer d’abord les conseils de la section précédente, puis de les essayer au besoin.
Désactiver les sauvegardes en arrière-plan
Plus un document est compliqué, plus il est long depuis que vous l'avez sauvegardé, plus la sauvegarde prend du temps quand vous cliquez sur le bouton «Enregistrer». Pour vous aider à résoudre ce problème, Word a défini un paramètre dans Fichier> Options> Avancé nommé "Autoriser les enregistrements en arrière-plan".
Le jury a décidé si cela aurait une incidence sur la taille du fichier. Le fait de laisser un document ouvert avec ce paramètre activé n’a aucune incidence sur la taille de notre document de test (alors que laisser la récupération automatique activée fait augmenter la taille du fichier). Les modifications apportées sur une période d’environ 30 minutes n’ont pas non plus entraîné de modification sensible de la taille du document, que l’option «Autoriser les sauvegardes en arrière-plan» soit activée ou non. Le désactiver n'a pas non plus changé la rapidité avec laquelle le document a été enregistré.
En bref: celui-ci est à vous. Si le fait de le désactiver ne réduit pas la taille de votre fichier, laissez-le activé, car tout ce que fait Word pour enregistrer automatiquement vos documents est une bonne chose.
Convertir au format RTF puis reconvertir au format DOCX
RTF signifie format RTF (Rich Text Format). Il s’agit d’un standard ouvert pour les documents qui offre un peu plus de mise en forme que le texte brut, mais pas tous les éléments de base de DOCX. L’idée de convertir un fichier DOCX en fichier RTF consiste à supprimer toute la mise en forme supplémentaire et toutes les données cachées de sorte que, lorsque vous enregistrez votre fichier RTF en tant que fichier DOCX, la taille du fichier sera réduite.
La conversion de notre document test de 20 pages, 721 Ko au format RTF a porté la taille du fichier à 19,5 Mo (par conséquent, n’utilisez pas le format RTF si vous souhaitez un fichier de petite taille). La reconversion en DOCX donna un fichier de 714 Ko. C’est une économie de 7 Ko - moins de 1% - et parce que RTF n’arrivait pas à gérer le formatage de tableau simple que nous utilisions, nous avons dû procéder à un reformatage… qui ramène la taille à 721 Ko.
Celui-ci ne semble pas présenter de nombreux avantages pour votre document, en particulier lorsque le format DOCX moderne offre une telle capacité de formatage que RTF ne peut pas gérer.
Convertir en HTML puis reconvertir en DOCX
C'est la même idée que de convertir en RTF, sauf que HTML est un format Web. Notre test de conversion a montré des résultats presque identiques à ceux obtenus avec RTF.
Nous avons essayé ceci sur notre fichier DOCX de 721 Ko, et le converti en un fichier HTML de 383 Ko.La reconvertir en DOCX a généré un fichier de 714 Ko. C’est une économie de 1%, mais le formatage a été gâché, en particulier les en-têtes, qui devront être refaits.
Décompressez le document et compressez-le
Un document DOCX est un fichier compressé, comme une archive créée avec 7-Xip ou WinRar. Cela signifie que vous pouvez l'ouvrir avec l'un de ces outils et voir tout le contenu. Une astuce que vous pouvez voir consiste à extraire tous les fichiers de votre DOCX, à les ajouter à une archive compressée, puis à renommer cette archive en une extension de fichier DOCX. Bonjour, vous avez un document Word qui a été compressé! En théorie, cela semble plausible, mais en utilisant à la fois 7-Zip et WinRar et divers formats d’archives, nous avons constaté que chaque fois que nous essayions d’ouvrir le fichier.docx que nous avions créé, Word nous informait que le fichier était corrompu.
Cette idée a peut-être un sens - notre fichier de 721 Ko n’a abouti qu’à 72 Ko - mais nous ne le recommanderions pas à moins que vous ne vouliez passer beaucoup de temps à le manipuler pour essayer de le faire fonctionner. En outre, il se peut que la sauvegarde soit simplement due au fait que le processus de compression a supprimé / compressé quelque chose qui empêche Word d'ouvrir le document, mais nous ne pouvons en être sûrs.
Conseils couramment suggérés qui ne feront probablement aucune différence
Il y a quelques suggestions flottant sur Internet qui du son raisonnable mais n’aura pas beaucoup d’effet. Cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas les essayer, mais que vous ne devriez pas vous attendre à beaucoup d’impact sur la taille de votre document.
Supprimer les versions précédentes du document
Word conserve les versions précédentes de votre document pendant que vous y travaillez. Il s'agit de la fonctionnalité d'enregistrement automatique. Certaines personnes suggèrent de les supprimer en accédant à Fichier> Info> Gérer le document et en supprimant les anciennes versions.
Cependant, cela n’a aucun intérêt de le faire car ces anciennes versions sont stockées dans le système de fichiers Windows, pas dans votre document Word. Leur suppression ne réduira pas votre document. Si vous souhaitez supprimer des informations de version précédentes du document, copiez le contenu dans un document tout neuf ou effectuez Fichier> Enregistrer sous pour enregistrer dans un nouveau document, comme indiqué précédemment.
Coller du texte uniquement, pas le formatage
Lorsque vous souhaitez copier et coller d'un document dans votre document actuel, vous pouvez utiliser différentes options de collage.
Nous avons essayé cette solution avec un document de 20 pages avec différentes mises en forme appliquées au texte sur chaque page. La différence de taille moyenne était légèrement inférieure à 2 Ko par page. Ce pourrait Si vous avez un document de plus de 250 pages, il totalisera environ 0,5 Mo, mais allez-vous vraiment avoir un document Word de 250 pages sans mise en forme? Probablement pas, car ce serait en grande partie illisible, de sorte que vous perdrez vos économies lorsque vous rajouterez le formatage.
Tous les avantages de cette méthode sont probablement liés au conseil que nous avons donné ci-dessus - copier et coller le document entier dans un nouveau document pour supprimer les versions précédentes, les modifications d’édition précédentes, etc.
Changer la taille de la page
Word vous offre la possibilité de changer la taille de la page en sélectionnant Mise en page> Taille et en remplaçant la taille par défaut de "Lettre". Certains conseils suggèrent que, si vous choisissez une taille plus petite, mais similaire à celle du format «A4», les autres lecteurs ne le remarqueront pas et vous obtiendrez une économie de taille réduite.
Nous avons essayé cela avec un document de 20 pages utilisant une taille de «Lettre» de 721 Ko. Nous avons changé le format en «A4», «A5» (qui correspond à la moitié du format «A4») et «B5», et notre document est resté stable à 721 Ko à chaque fois. En d'autres termes, cela n'a eu aucune incidence sur la taille du fichier.
Arrêter l'intégration des données linguistiques
Il existe un paramètre dans Fichier> Options> Avancé nommé "Incorporer les données linguistiques" et vous verrez des astuces à divers endroits vous invitant à désactiver cette option. En apparence, cela semble raisonnable: des données linguistiques supplémentaires n’augmenteraient-elles pas la taille d’un document?
En bref, la réponse est non si vous utilisez un fichier.docx moderne. Word gère les données linguistiques en arrière-plan et ne prend aucune place dans le document.
Désactiver cette option peut avoir une légère différence par rapport aux fichiers.doc plus anciens, même si vous avez utilisé un outil d’écriture manuscrite et que Word doit stocker certaines «informations de correction de la reconnaissance de l’écriture manuscrite». Sinon, cela ne fait aucune différence.
C’est notre liste assez complète de moyens permettant de réduire la taille de vos fichiers Word, mais nous sommes toujours à la recherche de nouvelles méthodes à essayer (ou à démystifier). Déclenchez vos commentaires si vous connaissez une technique qui nous a échappé et que nous vérifierons!
