La fonctionnalité d’insertion automatique fait depuis longtemps partie d’Office, mais elle fait maintenant partie de Quick Parts, qui a été ajouté à Office 2007. Outre les entrées Insertion automatique, la fonctionnalité Quick Parts permet d’insérer des propriétés de document (telles que le titre et l’auteur). ) et des champs (comme les dates et les numéros de page). Les entrées Quick Parts et AutoText sont également appelées «blocs de construction» et Word est fourni avec de nombreux blocs de construction prédéfinis. Vous pouvez également ajouter autant de blocs de construction personnalisés que vous le souhaitez.
REMARQUE: nous avons déjà expliqué comment référencer du texte provenant d’autres documents dans Word afin que vous puissiez insérer du contenu réutilisable dans d’autres documents qui seront automatiquement mis à jour. L'astuce décrite dans cet article est similaire à l'utilisation d'une entrée d'insertion automatique. Toutefois, une fois que le contenu est inséré à l'aide d'une entrée d'insertion automatique, ce contenu ne sera PAS automatiquement mis à jour lorsque vous modifiez l'entrée d'insertion automatique.
Il existe d'autres logiciels, comme le logiciel gratuit PhraseExpress pour Windows, qui effectue une tâche similaire à l'échelle du système. C’est formidable, car elle fonctionne dans toutes les applications, pas seulement Word, mais l’insertion automatique présente quelques avantages, à savoir qu’elle a plus d’options de formatage (en particulier spécifiques à Word) que PhraseExpress, et qu’elle est disponible partout où se trouve Word. Ainsi, si vous n'êtes pas autorisé à installer des programmes tiers sur votre ordinateur de travail, vous pouvez toujours utiliser l'insertion automatique.
Vous pouvez uniquement stocker des entrées d'insertion automatique dans des modèles, pas dans les documents eux-mêmes. Par défaut, les nouvelles entrées d'insertion automatique sont stockées dans le modèle Normal.dotm. Cela limite la disponibilité de vos entrées d'insertion automatique sur votre ordinateur uniquement, sauf si vous partagez votre modèle Normal.dotm avec d'autres ordinateurs. Vous pouvez ajouter des entrées d'insertion automatique à des modèles personnalisés, mais nous en discuterons plus loin dans cet article.
Comment créer une nouvelle entrée d'insertion automatique
Pour commencer, créez un nouveau document Word et entrez le contenu (texte, images, tableaux, etc.) que vous souhaitez ajouter en tant qu'entrée d'insertion automatique. Ensuite, mettez en surbrillance le contenu et cliquez sur l'onglet “Insérer”.
Si vous souhaitez que votre texte d'insertion automatique soit stocké avec la mise en forme de paragraphe pour tous les paragraphes de l'entrée, y compris le dernier paragraphe, assurez-vous que la marque de paragraphe à la fin du dernier paragraphe est incluse dans votre sélection. La marque de paragraphe stocke la mise en forme du paragraphe. Lorsque vous ne sélectionnez pas la marque de paragraphe à la fin du paragraphe, ce paragraphe adopte le style de paragraphe du texte environnant lorsque vous l'insérez. Si vous ne voyez pas la marque de paragraphe à la fin de chaque paragraphe, vous pouvez choisir de les afficher dans les options. Tout formatage de caractère que vous avez appliqué au contenu de l'insertion automatique est automatiquement stocké dans l'entrée Insertion automatique.
REMARQUE: Vous remarquerez peut-être que l'option «Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides» est disponible directement dans le menu «Pièces rapides». Cette option ajoute le texte sélectionné en tant qu’entrée «Quick Parts» et non «AutoText». Les entrées «Quick Parts» et «AutoText» sont des blocs de construction. Vous pouvez ajouter l’entrée de cette façon, mais nous allons discuter de l’ajouter sous forme d’insertion automatique.
Nous vous recommandons de rendre les noms de vos entrées d'insertion automatique suffisamment différents pour que vous n'ayez qu'à saisir quelques caractères du nom pour insérer chaque entrée dans un document. Si plusieurs entrées d'insertion automatique ont des noms très similaires, vous devrez taper suffisamment de nom pour que Word sache l'entrée que vous souhaitez insérer.
La liste déroulante "Options" vous permet de spécifier la manière dont l'entrée est insérée dans le document. Si vous insérez un petit morceau de texte, tel qu'un nom de société, sélectionnez «Insérer uniquement le contenu» pour insérer le contenu de l'entrée en ligne au niveau du curseur. Vous pouvez également insérer le contenu dans son propre paragraphe ou sur sa propre page (idéal pour créer des pages de couverture standard).
Acceptez le paramètre par défaut pour la liste déroulante «Enregistrer dans». Cela enregistrera l’insertion automatique dans votre modèle Normal.
Une fois que vous avez configuré votre nouvelle entrée d’insertion automatique, cliquez sur «OK».
Lorsque vous fermez le dernier document Word que vous avez ouvert, la boîte de dialogue suivante peut s'afficher pour vous demander si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au modèle Normal.dotm, si vous avez activé l'option pour être invité à enregistrer le modèle Normal. Pour enregistrer votre insertion automatique dans le modèle «Normal.dotm», cliquez sur «Enregistrer».
Comment insérer une insertion automatique dans un document
Maintenant que nous avons créé une nouvelle entrée d’insertion automatique, insérons-la dans un document. Créez un nouveau document Word ou ouvrez-en un existant. Cliquez à nouveau sur l'onglet "Insérer" et déplacez votre souris sur "Insertion automatique" dans le menu déroulant. Vous remarquerez que l’insertion automatique que vous avez ajoutée est disponible directement dans le sous-menu «Insertion automatique». Sélectionnez-le pour insérer le contenu dans cette entrée.
Comment activer «Afficher les suggestions de saisie semi-automatique»
Si vous ne voyez pas la suggestion de saisie semi-automatique lorsque vous tapez le nom de votre insertion automatique, vous devrez peut-être activer l'option «Afficher les suggestions de saisie semi-automatique».
Pour activer «Afficher les suggestions de saisie semi-automatique», ouvrez un document Word existant ou créez-en un nouveau, puis cliquez sur l'onglet «Fichier».
Comment modifier le contenu d'une entrée d'insertion automatique existante
Supposons que vous ayez déménagé dans une nouvelle maison et que vous deviez changer d'adresse dans votre entrée d'insertion automatique. C’est facile à faire. Tapez simplement l'entrée que vous souhaitez dans un nouveau document Word, sélectionnez-la, puis accédez au sous-menu «Insertion automatique», comme indiqué précédemment. Sélectionnez l'option «Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique» dans le sous-menu situé en dessous des entrées d'insertion automatique existantes.
Remarque: rappelez-vous, la modification d'une entrée d'insertion automatique ne modifie pas le contenu de cette entrée dans les documents existants où vous l'avez déjà inséré. Le contenu révisé de l'entrée d'insertion automatique n'est utilisé que lors de l'insertion de l'entrée à tout moment après l'avoir modifiée.
Comment modifier les propriétés d'une entrée d'insertion automatique existante
Outre la modification du contenu d'une entrée d'insertion automatique, vous pouvez également modifier les propriétés de l'entrée, telles que le modèle dans lequel elle est stockée, la catégorie, etc.
Pour ce faire, créez un nouveau document Word ou ouvrez-en un existant. Cliquez sur l'onglet «Insérer», puis sur le bouton «Explorer les pièces rapides» dans la section «Texte». Sélectionnez «Organisateur de blocs de construction» dans le menu déroulant.
Après avoir sélectionné l'entrée «Adresse», cliquez sur «Modifier les propriétés» sous la liste des «blocs de construction».
Comment supprimer une entrée d'insertion automatique
Si vous découvrez que vous n'avez plus besoin d'insertion automatique, vous pouvez la supprimer de la collection de blocs de construction. Pour supprimer une insertion automatique, ouvrez la boîte de dialogue «Organiseur de blocs de construction», comme décrit dans la dernière section. Sélectionnez l'entrée d'insertion automatique que vous souhaitez supprimer et cliquez sur «Supprimer» sous la liste des «blocs de construction».
Les anciennes versions de Word (2003 et antérieures) vous permettaient de copier des entrées d'insertion automatique d'un modèle à un autre. Cependant, à partir de Word 2007, cette fonctionnalité a été supprimée.
