Supposons que vous souhaitiez mettre votre adresse dans le pied de page de vos documents, mais que l'adresse change de temps à autre. Vous pouvez stocker l'adresse dans un document Word commun distinct et utiliser un champ dans votre rapport pour extraire le texte du document commun et le mettre à jour chaque fois qu'il change. Nous allons vous montrer comment faire cela.
Pour commencer, créez un nouveau document Word qui servira de référentiel pour l'adresse que vous souhaitez insérer dans d'autres documents Word. Enregistrez-le dans un emplacement accessible par d'autres documents. Par exemple, ne l'enregistrez pas sur un lecteur réseau auquel vous n'avez pas toujours accès.
Nous allons utiliser les signets pour faire référence à l’adresse figurant dans notre document commun. Tapez la chaîne de texte que vous souhaitez insérer dans d'autres documents (dans notre cas, l'adresse). Créez un signet en mettant en surbrillance son nom et en allant dans Insertion> Signet et en lui donnant un nom, par exemple «Adresse». Consultez notre guide des signets dans Word pour plus d’informations sur leur création.
Notez que les noms de signets ne peuvent pas avoir d'espaces. Nous vous recommandons de placer le nom du signet au-dessus de chaque élément dans votre fichier d’informations communes afin de savoir facilement quel nom utiliser pour quel élément. Ceci est particulièrement utile si vous prévoyez de nombreux éléments réutilisables dans ce document commun. Dans notre exemple, nous avons ajouté notre adresse au document d’information commun et placé le nom du signet, «Adresse», au-dessus de l’article.
REMARQUE: vous ne pouvez pas simplement taper des crochets normaux autour des codes de champ. Vous devez utiliser “Ctrl + F9” pour insérer le type correct de crochets.
Le curseur est automatiquement placé entre les crochets. Tapez le texte suivant entre les crochets en remplaçant le «”Avec le chemin complet absolu de votre mot commun contenant le nom que vous souhaitez insérer. Remplacer ”Avec le nom du signet que vous avez attribué à l'élément dans le document commun.
INCLUDETEXT ''
REMARQUE: N'entrez pas les crochets dans le code de champ.
Par exemple, nous avons tapé ce qui suit entre les crochets de code de champ:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
REMARQUE: vous devez utiliser des doubles barres obliques inverses dans le chemin, comme nous l'avons fait. Assurez-vous également que vous utilisez des guillemets droits, et non des guillemets intelligents, lorsque vous tapez le code ci-dessus dans le champ.
