Et même s’il est tentant de penser aux dossiers de recherche personnalisés comme à une recherche enregistrée, ils sont en réalité plus intéressants que cela. Comme ils sont automatiquement mis à jour, ils fonctionnent en réalité davantage comme des dossiers virtuels, semblables à la fonctionnalité Étiquettes de Gmail, à l’exception de plus puissants. Vous voulez un dossier qui affiche uniquement les messages non lus d'une personne en particulier et qui comporte une ou plusieurs pièces jointes? Aucun problème.
Voyons comment les configurer.
Créer un dossier de recherche prédéfini dans Outlook
Outlook possède déjà un certain nombre de dossiers de recherche prédéfinis que vous pouvez utiliser. Vous ne pouvez pas personnaliser davantage ces éléments, mais ils méritent d’être examinés d’abord, au cas où ils couvriraient vos besoins.
Pour commencer, vous trouverez vos dossiers de recherche au bas de la liste des dossiers de votre fichier de données Outlook à gauche de la fenêtre. Chaque fichier de données possède son propre dossier de recherche. Par conséquent, si vous utilisez Outlook pour vérifier plusieurs comptes, vous pouvez configurer différents dossiers de recherche pour chacun.
Ici, nous créons un nouveau dossier de recherche qui affiche les messages non lus. C’est un dossier de recherche extrêmement pratique, car il affiche tous les messages non lus, quel que soit le dossier dans lequel ils sont stockés. Cliquez simplement sur le dossier de recherche que vous souhaitez créer, puis cliquez sur le bouton "OK".
Créer un dossier de recherche personnalisé dans Outlook
Les dossiers de recherche personnalisés vous permettent d'ajouter des critères supplémentaires que les dossiers de recherche prédéfinis n'incluent pas. Vous pouvez effectuer une recherche dans n'importe quel champ contenu dans un message Outlook. Plus important encore, vous pouvez créer un dossier de recherche personnalisé qui utilise plusieurs critères pour sélectionner les messages. Par exemple, vous ne pouvez afficher qu'un seul message de certaines personnes contenant des mots spécifiques dans la ligne d'objet.
Pour créer un dossier de recherche, ouvrez l'onglet «Dossier» du ruban, puis cliquez sur le bouton «Nouveau dossier de recherche».
L'onglet «Messages» contient des critères de base vous permettant de rechercher des mots spécifiques dans l'objet ou le corps du message, les expéditeurs et les destinataires. Vous pouvez également limiter la recherche aux messages pour lesquels vous êtes la seule personne sur la ligne «À» ou sur la ligne «À» ou «Cc» avec d'autres personnes.
Et vous pouvez même spécifier une plage de temps pour les messages en fonction du moment où ils ont été reçus, envoyés, modifiés, etc. Ainsi, par exemple, vous ne pouvez afficher que les messages reçus au cours des sept derniers jours.
Par défaut, la recherche personnalisée que vous créez sera extraite de tous les dossiers de votre fichier de données Outlook. Si vous souhaitez limiter cela à certains dossiers seulement, cliquez sur le bouton “Parcourir”.
- Messages à et de votre patron
- Messages avec des indicateurs de suivi non résolus par catégorie (par exemple, vous pouvez rechercher uniquement les éléments non résolus de la catégorie personnelle)
- Messages de haute importance
- Messages à destination et en provenance d'un client (vous pouvez même utiliser leur domaine complet dans la zone de recherche et choisir de rechercher dans tous les champs)
- Messages contenant des pièces jointes et dépassant une certaine taille (idéal pour supprimer les pièces jointes volumineuses et réduire la taille de votre fichier de données)
Et cela ne fait qu'effleurer la surface. Alors, quels types de dossiers de recherche créez-vous? Faites le nous savoir dans les commentaires!
