Nous avons déjà couvert les moyens de signer électroniquement des documents sans les imprimer ni les numériser. Ce processus vous permet de signer numériquement un document et de le télécopier à une entreprise, le tout sur votre ordinateur et sans aucune impression.
Comment fonctionnent les télécopieurs (et pourquoi ils sont si peu pratiques)
Ce n’est pas aussi facile qu’il devrait être. Les télécopieurs sont tous connectés aux anciennes lignes téléphoniques ordinaires. Lorsque vous utilisez un télécopieur standard, ce télécopieur passe un appel téléphonique au numéro que vous spécifiez. Le télécopieur du numéro de destination répond et le document est transmis par un appel téléphonique.
Ce processus a été inventé avant Internet et semble à ce point ridiculement archaïque. Pour effectuer une télécopie, une personne peut taper un document, l'imprimer et le numériser dans le télécopieur qui l'envoie par la ligne téléphonique. La personne qui reçoit le fax peut alors numériser le document faxé et le reconvertir en fichier numérique. Le document a été envoyé d’un ordinateur à un autre avec beaucoup de travail supplémentaire et une qualité d’image médiocre.
Idéalement, vous devriez pouvoir soumettre un document par courrier électronique ou par un moyen en ligne plus sécurisé. De nombreuses entreprises considèrent la télécopie comme une méthode sécurisée de transmission de documents, mais ce n’est vraiment pas le cas: si une personne surveillait sa ligne téléphonique, elle pourrait facilement intercepter tous les documents télécopiés.
Il n’est pas possible de se connecter directement à Internet à un télécopieur, car celui-ci n’est connecté qu’aux lignes téléphoniques. Pour effectuer une télécopie en ligne, nous avons besoin d’une sorte de passerelle qui accepte les documents via Internet et transmet le document à un télécopieur. C’est là que les services ci-dessous entrent en jeu. Donnez-leur un document et ils feront le travail fastidieux de composer le fax et d’envoyer votre document par ligne téléphonique.
Vous pouvez faxer avec juste votre ordinateur, mais…
Vous pouvez bien sûr ignorer les services ci-dessous. Microsoft Windows contient même une application de numérisation et de télécopie qui vous permet d’envoyer des télécopies. Le problème, c’est que vous avez besoin que votre ordinateur soit connecté à la ligne téléphonique - oui, cela signifie que vous avez besoin d’un modem de télécopie par numérotation. Vous avez également besoin d’une connexion téléphonique fixe et vous devez demander aux personnes de ne pas utiliser le téléphone lors de l’envoi de télécopies, comme au bon vieux temps de l’internet par ligne commutée. Bien sûr, si vous faxiez beaucoup, vous pourriez payer pour une ligne téléphonique dédiée - ceci pourrait même être nécessaire si vous receviez beaucoup de fax.
Ce n’est évidemment pas idéal. Bien sûr, si vous devez envoyer plusieurs fax, achetez un fax ou un modem et connectez-le à votre ligne fixe. Mais vous n’avez probablement pas besoin d’envoyer et de recevoir des télécopies aussi souvent - vous avez simplement besoin d’envoyer une télécopie occasionnelle chaque fois que vous rencontrez une organisation qui reste bloquée dans le passé.
Numériser le document ou utiliser un fichier numérique existant
Le processus de base est simple. Tout d’abord, vous devez numériser le document que vous souhaitez télécopier, comme si vous alliez l’envoyer par courrier électronique. Si vous n'avez pas de scanner, essayez de le scanner avec votre smartphone. Si le document est déjà un fichier sur votre ordinateur, félicitations, vous n’avez rien à scanner.
Avec le document maintenant sous forme numérique, vous pouvez l'envoyer à un service qui fera le travail de télécopie ennuyeux pour vous.
Envoyer des fax en ligne, gratuitement
Il existe tellement de services de télécopie en ligne qu’il est difficile de choisir en connaissance de cause. La première chose à prendre en compte est le type d’utilisateur que vous êtes, la fréquence à laquelle vous télécopiez et les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Utilisateur privilégié: RingCentral Fax
Si vous envisagez d’envoyer des fax sensibles tout le temps ou si vous travaillez pour une entreprise et que vous essayez de choisir un service, RingCentral Fax, qui appartient en partie à Cisco et à AT & T, est probablement le meilleur choix pour vos besoins, d'autant plus qu'ils disposent de nombreuses fonctionnalités de sécurité et d'une prise en charge de plusieurs utilisateurs avec des lignes de fax distinctes.
Il offre toutes les fonctionnalités que vous pouvez imaginer, y compris les intégrations avec Outlook, Google Drive, Dropbox, Box et vous pouvez même obtenir un numéro sans frais. Il comporte également de nombreuses fonctionnalités de sécurité qui seraient utiles aux entreprises ou aux personnes qui transmettent des informations sécurisées.
Bien sûr, si vous voulez juste envoyer quelques fax, vous pouvez vous inscrire à l'un de leurs forfaits bon marché qui commencent à moins de 13 $ par mois… et ensuite annuler simplement après un mois ou deux.
Utilisateur occasionnel
Si vous avez besoin d'envoyer un fax occasionnel, nous vous recommandons MyFax, qui vous permet d'envoyer jusqu'à 10 pages gratuites sans payer. Cela ne semble pas beaucoup, mais c’est plus de pages par mois que la plupart des gens doivent télécopier chaque année. Si vous devez envoyer plus de pages chaque mois, vous pouvez passer à un forfait standard.
Réception de fax
Si vous avez besoin de recevoir des fax, vous devrez vous inscrire pour un service payant. Le service devra établir un numéro de téléphone dédié pour votre ligne de fax, et cela coûte de l'argent. RingCentral, MyFax et de nombreux autres services le feront si vous payez.
Heureusement, vous devriez au moins pouvoir obtenir un essai gratuit - RingCentral offre par exemple 30 jours de réception de fax gratuite.
Il existe de nombreux services de fax à utiliser, et si vous avez juste besoin d'envoyer un fax occasionnel, vous pouvez le faire gratuitement, mais si vous souhaitez recevoir un fax, vous devrez vous inscrire pour un compte d'essai.. Vous pouvez toujours annuler si vous voulez.
