Le problème avec les pièces jointes est qu’il existe une sorte de code non écrit pour leur envoi. Par exemple, bien que vous puissiez envoyer un fichier volumineux dans un courrier électronique (cela dépend de ce que le service ou le fournisseur de services Internet que vous utilisez autorisera), ce n’est pas nécessairement efficace. De la même manière, l'envoi de plusieurs fichiers est généralement mieux réalisé en fichier compressé.
Bien sûr, selon le type de fichier, il peut arriver ou non à destination. Des fichiers tels que ceux se terminant par.EXE,.BAT et d'autres types d'exécutables seront souvent (généralement) bloqués ou supprimés en raison de leur association avec un logiciel malveillant. Si vous souhaitez envoyer un fichier de ce type, vous devrez probablement le placer dans une archive.ZIP.
Composer un e-mail et gérer les contacts dans Outlook est assez simple. Bien que l'ajout et la gestion des pièces jointes soient désormais une seconde nature, de nombreux utilisateurs risquent de ne pas se rendre compte qu'ils pourraient le faire mieux.
Ajout d'une pièce jointe
Pour ajouter une pièce jointe, vous pouvez faire glisser un fichier ou des fichiers vers un message électronique vierge, qui sera collé en tant que pièce jointe. Ou, cliquez sur le bouton «Joindre un fichier» du ruban, dans la section Inclure.
Enfin, disons que votre pièce jointe est attachée et que vous vous rendez compte que c’est la mauvaise. Pas de problème, vous pouvez simplement sélectionner la pièce jointe en appuyant sur le bouton “Supprimer” de votre clavier ou vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner “Supprimer”.
Fixation d'autres objets
Les éléments peuvent inclure des cartes de visite (fichiers.VCF, voir plus haut), des calendriers et des éléments Outlook, qui peuvent être des notes, des tâches, des contacts et d'autres éléments que vous ouvrez dans Outlook.
Le partage d'un calendrier vous permet de choisir le calendrier, la plage de dates, les détails et d'autres options avancées.
Les cartes de visite peuvent être ou ne pas être l’une de ces choses que vous utilisez ou dont vous avez besoin, mais c’est un moyen très pratique de partager vos détails immédiats dans un package simple et pratique. Si vous souhaitez partager votre carte de visite (ou celle de quelqu'un d'autre), il vous suffit de la sélectionner dans le menu Joindre un élément et vos contacts s'afficheront.
Manipulation des pièces jointes
Bien sûr, avec le courrier électronique, il est toujours possible de recevoir et de donner. Alors, que faites-vous lorsqu'un message avec des pièces jointes arrive dans votre boîte de réception? En général, c’est assez simple, comme dans l’image suivante. Vous voyez que notre message de test est arrivé avec une image en pièce jointe.
Gestion de plusieurs fichiers ou de gros fichiers en tant que pièces jointes
Nous avons un peu parlé de la façon de gérer une ou plusieurs pièces jointes, mais que faire si vous souhaitez joindre des dizaines voire des centaines de fichiers? Ou, si vous voulez joindre un fichier volumineux?
L'envoi de pièces jointes volumineuses n'est pas très cool, surtout si quelqu'un reçoit beaucoup de courriels au cours du processus. Le problème lié à l’envoi de gros fichiers par courrier électronique n’est pas si grave que votre serveur de messagerie autorise ou non les pièces jointes dépassant une certaine taille. Dans la plupart des cas, vous n’enverrez probablement pas un fichier beaucoup plus volumineux qu’un ou deux mégaoctets, ou du moins, vous ne devriez pas.
Néanmoins, il y aura des moments où vous devrez envoyer quelque chose qui est un peu difficile à manier. Si vous utilisez un service de messagerie Web tel que Yahoo, Gmail ou Microsoft, leur taille (respectivement 25 Mo, 25 Mo et 20 Mo) sera identique à celle de votre fournisseur d’accès Internet, par exemple. Comcast, Time Warner, AT & T, etc. le seront également (généralement environ 10 Mo).
Dans la plupart des cas, lorsque les fichiers sont excessivement volumineux ou nombreux, nous nous tournons vers le service cloud, qui est abondant et offre suffisamment d’espace libre pour envoyer la grande majorité des fichiers. Plus souvent qu'autrement, le simple téléchargement de vos fichiers sur un lecteur cloud, puis le partage, est plus rapide et plus fiable que le courrier électronique. Nous avons un guide pratique qui explique exactement comment envoyer des fichiers volumineux par courrier électronique au cas où vous souhaiteriez en savoir plus.
Cela semble être un très bon endroit pour terminer notre discussion sur les pièces jointes. Ce n’est pas un sujet compliqué, mais que vous utilisiez Outlook, Gmail ou tout autre courrier électronique, l’envoi de fichiers peut nécessiter quelques étapes supplémentaires, au-delà de la simple attache.
Pour l’instant, nous avons abordé les aspects les plus élémentaires des pouvoirs de messagerie d’Outlook - les contacts, l’adresse, la composition - qui sont tous très simples. Maintenant, avec les pièces jointes, vous avez une connaissance assez complète des choses simples.
Maintenant, il est temps d’intensifier notre jeu. À mesure que vous utilisez Outlook et accumulez des courriers électroniques, vous devrez apprendre à les gérer à l'aide d'outils tels que les étapes rapides et les règles, dont nous parlerons dans une fonctionnalité à venir. En attendant, et comme toujours, nous vous encourageons à nous faire part de vos commentaires sur notre forum de discussion.
