Si vous êtes curieux de savoir ce que sont les macros ou comment les créer, pas de problème, nous vous guiderons tout au long du processus.
Remarque:le même processus devrait fonctionner dans la plupart des versions de Microsoft Office. Les captures d'écran peuvent être légèrement différentes.
Qu'est-ce qu'une macro?
Une macro Microsoft Office (car cette fonctionnalité s'applique à plusieurs applications MS Office) est simplement du code Visual Basic pour Applications (VBA) enregistré dans un document. Pour une analogie comparable, considérons un document au format HTML et une macro au format Javascript. De la même manière que Javascript peut manipuler du HTML sur une page Web, une macro peut manipuler un document.
Les macros sont incroyablement puissantes et peuvent faire à peu près tout ce que votre imagination peut imaginer. En tant que (très) courte liste de fonctions que vous pouvez faire avec une macro:
- Appliquer le style et la mise en forme.
- Manipuler des données et du texte.
- Communiquez avec les sources de données (base de données, fichiers texte, etc.).
- Créez des documents entièrement nouveaux.
- Toute combinaison, dans n'importe quel ordre, de ce qui précède.
Créer une macro: une explication par exemple
Nous commençons par votre fichier CSV de variété de jardin. Rien de spécial ici, juste un ensemble 10 × 20 de nombres compris entre 0 et 100 avec un en-tête de ligne et de colonne. Notre objectif est de produire une fiche technique bien formatée et présentable comprenant les totaux récapitulatifs pour chaque ligne.
Pour créer une macro, accédez à Afficher> Macros> Enregistrer une macro.
Attribuez un nom à la macro (sans espaces) et cliquez sur OK.
Une fois que cela est fait, tout de vos actions sont enregistrées - chaque changement de cellule, action de défilement, redimensionnement de fenêtre, vous le nommez.
Il y a quelques endroits qui indiquent qu'Excel est en mode enregistrement. L'une consiste à afficher le menu Macro et à noter que l'option Arrêter l'enregistrement a remplacé l'option Enregistrement macro.
- = SOMME (B2: K2)
- = MOYENNE (B2: K2)
- = MIN (B2: K2)
- = MAX (B2: K2)
- = MEDIANE (B2: K2)
- = SOMME (L2: L21)
- = MOYENNE (B2: K21) *Cette valeur doit être calculée pour toutes les données car la moyenne des moyennes des lignes ne correspond pas nécessairement à la moyenne de toutes les valeurs.
- = MIN (N2: N21)
- = MAX (O2: O21)
- = MEDIANE (B2: K21) * Calculé dans toutes les données pour la même raison que ci-dessus.
Maintenant que les calculs sont terminés, nous allons appliquer le style et la mise en forme. Appliquez d’abord le formatage numérique général à toutes les cellules en sélectionnant Tout sélectionner (Ctrl + A ou cliquez sur la cellule située entre les en-têtes de ligne et de colonne) et sélectionnez l’icône «Style de virgule» dans le menu Accueil.
- Audacieux.
- Centré.
- Couleur de remplissage du fond.
Pour utiliser notre macro nouvellement enregistrée, nous devons enregistrer notre classeur Excel dans un format de fichier compatible avec les macros. Cependant, avant cela, nous devons d'abord effacer toutes les données existantes afin qu'elles ne soient pas intégrées à notre modèle (l'idée étant chaque fois que nous utilisons ce modèle, nous allons importer les données les plus récentes).
Pour ce faire, sélectionnez toutes les cellules et supprimez-les.
Maintenant que les données sont effacées (mais que les macros sont toujours incluses dans le fichier Excel), nous voulons enregistrer le fichier en tant que fichier de modèle activé par macro (XLTM). Il est important de noter que si vous enregistrez ceci en tant que fichier de modèle standard (XLTX), les macros ne pas être capable de s'en échapper. Vous pouvez également enregistrer le fichier en tant que fichier de modèle hérité (XLT), ce qui permettra l'exécution de macros.
Utiliser une macro Excel
Avant de couvrir la manière dont nous pouvons appliquer cette macro nouvellement enregistrée, il est important de couvrir quelques points concernant les macros en général:
- Les macros peuvent être malveillants.
- Voir le point ci-dessus.
Le code VBA est en fait assez puissant et peut manipuler des fichiers en dehors de la portée du document actuel. Par exemple, une macro peut modifier ou supprimer des fichiers aléatoires de votre dossier Mes documents.En tant que tel, il est important de vous assurer que seulement exécuter des macros à partir de sources fiables.
Pour utiliser notre macro de format de données, ouvrez le fichier de modèle Excel créé ci-dessus. Dans ce cas, en supposant que les paramètres de sécurité standard soient activés, un avertissement s'affiche en haut du classeur pour indiquer que les macros sont désactivées. Parce que nous faisons confiance à une macro créée par nos soins, cliquez sur le bouton "Activer le contenu".
Une fois en cours d'exécution, vous pouvez voir le curseur sauter pendant quelques instants, mais vous verrez les données manipulées exactement comme nous l'avons enregistré. Quand tout est dit et fait, cela devrait ressembler à notre original - sauf avec des données différentes.
Regarder sous le capot: Ce qui fait fonctionner une macro
Comme nous l'avons mentionné à plusieurs reprises, une macro est gérée par le code Visual Basic pour Applications (VBA). Lorsque vous "enregistrez" une macro, Excel traduit en réalité tout ce que vous faites dans ses instructions VBA respectives. Pour le dire simplement, vous n’avez pas à écrire de code car Excel écrit le code pour vous.
Pour afficher le code qui exécute notre macro, cliquez sur le bouton Modifier dans la boîte de dialogue Macros.
Prenons notre exemple un pas plus loin…
En théorie, supposons que notre fichier de données source, data.csv, est généré par un processus automatisé qui enregistre toujours le fichier au même emplacement (par exemple, C: Data data.csv correspond toujours aux données les plus récentes). Le processus d'ouverture et d'importation de ce fichier peut également être facilement transformé en macro:
- Ouvrez le fichier de modèle Excel contenant notre macro «FormatData».
- Enregistrez une nouvelle macro nommée “LoadData”.
- Avec l'enregistrement de la macro, importez le fichier de données comme vous le feriez normalement.
- Une fois les données importées, arrêtez d’enregistrer la macro.
- Supprimer toutes les données de la cellule (tout sélectionner, puis supprimer).
- Enregistrez le modèle mis à jour (n'oubliez pas d'utiliser un format de modèle activé par macro).
Une fois que cela est fait, chaque fois que le modèle est ouvert, il y aura deux macros - une qui charge nos données et l'autre qui les formate.
Téléchargez ce modèle
Pour votre commodité, nous avons inclus à la fois le modèle Excel produit dans cet article ainsi qu'un exemple de fichier de données avec lequel vous pourrez vous amuser.
Téléchargez le modèle de macro Excel de How-To Geek
