Avant d'ouvrir votre portefeuille, prenez du recul et demandez-vous si vous avez réellement besoin de Microsoft Office. Si vous êtes comme la plupart des utilisateurs à domicile, des étudiants et même de nombreux utilisateurs professionnels, vous n’avez pas vraiment besoin de Microsoft Office. Vous pouvez utiliser des suites bureautiques de haute qualité.
Les suites bureautiques Web sont gratuites
Google Docs est totalement gratuit. Il peut être utilisé sur autant d'appareils que vous le souhaitez et propose même des applications pour smartphones et tablettes vous permettant de visualiser rapidement vos documents sur un appareil mobile.
Microsoft propose également ses propres applications Web Office gratuites, qui font concurrence à Google Docs. Les applications Web Office de Microsoft sont également entièrement gratuites et ne requièrent aucun abonnement. Vous accédez à Microsoft Office Web Apps dans un navigateur, exactement comme avec Google Docs.
Face à la perspective de payer des centaines de dollars chaque fois que Microsoft publie une nouvelle version d'Office ou de dépenser 1 000 USD sur un abonnement Office 365 au cours des dix prochaines années, vous devez vous demander sérieusement si l'une de ces suites bureautiques gratuites peut répondre à vos besoins.
Avez-vous vraiment besoin de Microsoft Office complet?
La version de bureau complète de Microsoft Office est dotée d’un grand nombre de fonctionnalités, que vous ne trouverez pas dans la plupart dans Google Docs ni même dans les applications Web Office de Microsoft. Si vous écrivez un livre et que vous avez besoin de créer un index avec Microsoft Word, de gérer une base de données complexe avec Microsoft Access ou d’utiliser des macros complexes dans Microsoft Excel, ces solutions ne seront pas efficaces.
Par ailleurs, si vous utilisez votre suite bureautique pour rédiger des documents Word standard, créer des présentations simples ou assembler des feuilles de calcul avec des formules, Google Docs ou Office Web Apps fonctionnent pour vous.
Google Documents peut exporter vos documents aux formats Microsoft Office et aux fichiers PDF. Office Web Apps est créé par Microsoft et devrait avoir une excellente compatibilité avec les formats Microsoft Office. Vous pouvez même héberger votre document en ligne en tant que page Web pour faciliter le partage avec d'autres.
Avantages d'une suite bureautique Web
En plus d'être gratuite, une suite bureautique Web est disponible partout et comprend d'excellentes fonctionnalités de collaboration - les deux suites bureautiques permettent aux utilisateurs de travailler simultanément sur le même document via Internet. Aucun logiciel de bureau à installer, vous pouvez donc vous connecter à votre navigateur et commencer à travailler sur n’importe quel PC sans avoir à installer une suite bureautique locale.
Vos documents seront toujours synchronisés sur tous les ordinateurs portables et de bureau que vous utilisez - vous pouvez même y accéder depuis un smartphone ou une tablette. Elles sont stockées en ligne. Il n’ya donc qu’une copie originale et vous ne les perdrez pas si le disque dur de votre ordinateur venait à mourir.
Le manque de fonctionnalités dans ces suites bureautiques peut même constituer un avantage. Google Docs et Office Web Apps offrent des interfaces plus simples, facilitant la recherche des fonctionnalités les plus importantes que vous utilisez.
Qu'en est-il du support hors ligne?
Que votre FAI rencontre des problèmes avec votre connexion Internet, que vous soyez dans un avion au-dessus de l’Atlantique ou que vous essayiez de travailler dans un tunnel de métro, il peut être essentiel d’avoir un accès hors connexion à la suite bureautique de votre choix.
Google Documents offre une assistance hors ligne, bien que cela ne fonctionne que dans Google Chrome. Si vous utilisez Google Chrome, vous pouvez activer l'accès hors connexion dans Google Drive. Vous pourrez afficher, éditer et créer des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des dessins hors ligne. Vos modifications seront synchronisées lors de votre prochaine connexion à Internet.
Microsoft Office Web Apps ne proposent aucune fonctionnalité hors connexion. Pour éditer des documents hors connexion, vous avez besoin de la suite complète Microsoft Office pour votre ordinateur de bureau.
Google Docs vs Office Web Apps
Google Docs a été le pionnier des suites bureautiques Web. Il offre toujours des fonctionnalités que n’a pas Office Web Apps, telles que la possibilité de créer, d’éditer et d’afficher vos documents hors connexion. Il enregistre également automatiquement les documents pendant que vous les travaillez, tandis qu'Office Web Apps vous oblige à enregistrer vos documents manuellement. Si vous avez un problème de connexion ou si votre navigateur se bloque, votre document sera en sécurité dans Google Documents, mais il ne sera peut-être pas accessible dans l'application Web Word. Toutefois, l'application Web Word dispose d'une fonctionnalité de «récupération de document» qui peut aider.
Un inconvénient avec Office Web Apps est qu’il offre des boutons dans son interface pour ouvrir vos documents dans les versions de bureau de Word, Excel ou PowerPoint. Ces boutons servent de rappel omniprésent que vous n’utilisez pas l’expérience bureautique préférée de Microsoft, alors que Google Documents est la suite bureautique principale de Google. Office Web Apps essaie de vous pousser à acheter l'intégralité de Microsoft Office.
Autres alternatives gratuites
De toute évidence, Google Docs et Office Web Apps ne sont pas les seules alternatives à Microsoft Office. Il existe de nombreuses alternatives, mais nous citerons deux bonnes solutions que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur et utiliser localement si vous préférez une suite bureautique locale gratuite.
- LibreOffice: LibreOffice est un projet activement développé basé sur OpenOffice. C’est une suite bureautique puissante offrant une grande variété de fonctionnalités. Il ne peut pas correspondre à toutes les fonctionnalités de Microsoft Office, mais il est plus complet que les applications Web ci-dessus. Cependant, cela le rend également plus compliqué que les applications Web ci-dessus.
- Abiword: Abiword est un programme de traitement de texte très simple qui fonctionne bien si vous ne faites que rédiger des documents de base. Il est petit, rapide à télécharger et très léger.
Microsoft Office est la norme absolue pour les suites bureautiques - nous le savons et nous n’allons pas nous disputer. Office est la suite bureautique la plus puissante et la plus riche en fonctionnalités. Mais la plupart des utilisateurs à domicile et des étudiants - et même de nombreux utilisateurs professionnels - n’ont pas besoin de la norme absolue. Ils ont besoin de quelque chose qui connaisse bien les bases, et à la fois Google Docs et Office Web Apps sont éligibles. En tant que produits gratuits, ils constituent une meilleure option pour de nombreuses personnes que la version complète et payante de Microsoft Office.
