Créez-vous des documents très longs dans Word? Si tel est le cas, vous savez probablement que Word ne joue pas toujours bien avec eux. Il est généralement plus intelligent de diviser vos longs documents en plusieurs fichiers Word.
Mais alors, comment vous assurez-vous que les pages sont numérotées correctement et que vous créez facilement une table des matières et un index pour le document entier? C'est là que la fonctionnalité de document maître de Word peut aider. Il vous permet de combiner plusieurs fichiers Word en un seul fichier Word.
Un document maître est un fichier Word contenant des liens vers un ensemble de fichiers Word distincts, appelés sous-documents. Le contenu des sous-documents n'est pas inséré dans le document maître. Le document maître contient uniquement des liens vers les sous-documents. Cela vous permet de modifier les sous-documents séparément. Toute modification apportée aux sous-documents est incorporée automatiquement dans le document maître. Si plusieurs personnes travaillent sur un même document, un document maître vous permet d’envoyer différentes parties du document à différentes personnes.
Dans cet article, nous vous expliquons les bases de la création d'un document maître et de ses sous-documents à partir de zéro et de la création d'un document maître à partir de sous-documents existants. Nous vous montrons également comment ajouter facilement une table des matières au début du document maître.
Créer un document maître à partir de zéro
Si vous démarrez un nouveau document maître sans sous-document existant, vous pouvez en créer un à partir de rien. Pour ce faire, créez un nouveau document Word vierge et enregistrez-le en indiquant dans le nom du fichier qu'il s'agit d'un document maître.
Une fois que vous avez enregistré votre fichier de document maître, cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Contour dans la section Vues du document de l'onglet.
Commencez à saisir les en-têtes de votre document sous forme hiérarchique, à l'aide de la liste déroulante des styles de niveau et des flèches vertes droite et gauche de la section Outils hiérarchiques de l'onglet Structure pour modifier les niveaux de vos en-têtes.Une fois que vous avez saisi tous les en-têtes de votre choix, cliquez sur Afficher le document dans la section Document maître de l'onglet Plan.Plus d'options sont disponibles dans la section Document maître de l'onglet Plan. Sélectionnez le plan complet dans le document et cliquez sur Créer.En cliquant sur Créer, chaque document est enfermé dans sa propre boîte. Enregistrez le fichier de document maître à nouveau à ce stade.Chaque zone du document maître devient un fichier séparé, comme indiqué ci-dessous. Le nom du premier en-tête de chaque zone du document maître est utilisé comme nom de fichier pour chaque fichier de sous-document.Pour revenir à la vue précédente, telle que Mise en page, cliquez sur Fermer la vue hiérarchique dans la section Fermer de l'onglet Plan.Pour ajouter une table des matières à votre document maître, placez le curseur au début du document et cliquez sur l'onglet Références. Cliquez sur le bouton déroulant Table des matières dans la section Table des matières. Sélectionnez l'une des options de la table automatique pour insérer une table des matières générée automatiquement au point d'insertion.Pour voir les sauts de section insérés par Word lors de la création des sous-documents, cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le bouton représentant un symbole de paragraphe dans la section Paragraphe.Word affiche les sauts de section et leurs types.
Remarque: lorsque vous créez un document maître à partir de zéro, Word insère un saut de section continu avant et après chaque sous-document que vous créez. Cela signifie qu'il n'y a pas de saut de page dans votre document. Vous pouvez facilement changer le type de chaque saut de section.
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L'image suivante montre à quoi ressemble votre document en mode hiérarchique avec les sous-documents affichés développés.
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Créer un document maître à l'aide de fichiers Word existants
Si vous souhaitez inclure des documents existants dans un document maître, vous pouvez créer un nouveau fichier de document maître et insérer les documents existants en tant que sous-documents. Pour ce faire, créez un nouveau document Word vierge et enregistrez-le comme indiqué précédemment lors de la création d'un document maître à partir de rien.
Cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Contour dans la section Vues du document. L'onglet Contour devient disponible et actif. Cliquez sur Afficher le document dans la section Document maître pour activer des options supplémentaires. Pour ajouter un sous-document au document maître, cliquez sur Insérer.
Dans la boîte de dialogue Insérer un sous-document, accédez à l'emplacement des documents que vous souhaitez insérer. Sélectionnez le premier fichier et cliquez sur Ouvrir.
Remarque: il peut être plus facile si vous stockez vos fichiers de sous-document dans le même répertoire que votre fichier de document maître.
Si la boîte de dialogue suivante s'affiche pour vous informer d'un style existant à la fois dans le sous-document et dans le document maître, cliquez sur le bouton Oui pour tout. Ainsi, tous les styles du sous-document sont cohérents avec ceux du document maître.Répétez les étapes pour insérer des sous-documents pour chacun des documents à inclure dans votre document maître. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez réduire les sous-documents, si vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez sur Réduire les sous-documents dans la section Document maître de l'onglet Plan.Vous devez enregistrer votre document pour réduire les sous-documents afin que la boîte de dialogue suivante s'affiche si vous ne l'avez pas encore fait. Cliquez sur OK pour enregistrer le document.Notez que le chemin d'accès complet à chacun de vos fichiers de sous-documents s'affiche dans chaque zone de sous-documents. Pour ouvrir un sous-document en vue de son édition, vous pouvez double-cliquer sur le symbole du document dans le coin supérieur gauche de la zone de sous-document ou sur Ctrl + clic sur le lien du fichier.
Remarque: lorsque vous importez des fichiers Word existants dans un fichier de document maître, Word insère un saut de section de page suivante avant et un saut de section continu après chaque sous-document.Encore une fois, vous pouvez facilement changer le type de chaque saut de section, si nécessaire.
Pour afficher le document maître dans une vue hors plan, cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Imprimer la disposition ou un autre type de vue dans la section Vues du document.Vous pouvez ajouter une table des matières de la même manière que celle mentionnée ci-dessus lors de la création d'un document maître et de sous-documents à partir de rien.Une fois que vous avez inclus tous les sous-documents dans le document maître, vous pouvez ajouter ou modifier des en-têtes et des pieds de page, créer la table des matières (comme illustré), créer un index et travailler sur d'autres parties du document communes à l'ensemble. document.
Pour les deux méthodes décrites dans cet article pour la création de documents maîtres, lorsque vous modifiez un document inclus dans un document maître, le contenu de ce sous-document est mis à jour dans le document maître.
Les documents maîtres des versions antérieures de Word ont parfois corrompu les documents. Vous pouvez rencontrer ce problème dans Word 2010. Consultez le site Microsoft Answers pour plus d'informations.
Si vous travaillez sur plusieurs documents Word, il peut être utile de les visualiser simultanément ou en totalité. Vous pouvez afficher plusieurs documents de différentes manières et même afficher différentes parties du même document en même temps.
Word vous permet de surligner du texte comme vous le feriez avec un surligneur sur papier. Vous pouvez appeler des parties spécifiques d'un document à l'aide de l'outil de surbrillance. Que faire si vous souhaitez copier tout le texte surligné non contigu dans un autre document?
Vous créez un très long document, mais vous détestez l'idée de traiter avec la fonctionnalité de document principal de Word? La fonctionnalité de document maître dans Word était connue dans le passé pour corrompre des documents.
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