Dans l’article d’aujourd’hui, vous apprendrez à utiliser l’Assistant de fusion et publipostage de Word 2010, à rédiger des sujets de courrier personnalisés et à configurer différentes pièces jointes pour chaque destinataire du message.
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Créer une liste de distribution
Le publipostage de Word nous évite la tâche fastidieuse de saisir manuellement l'adresse électronique de chaque destinataire en nous permettant d'importer des adresses électroniques à partir de contacts Outlook, de sources de données Excel ou Access, ou de fichiers de données Word.
Le contact Outlook est la meilleure option parmi les trois. Si vous ne l’avez pas déjà utilisé, le moment est venu de mettre à jour votre carnet d’adresses Outlook. Nous vous expliquerons comment le faire. Vous pouvez ignorer la section suivante et commencer à écrire votre publipostage. Si vous savez déjà comment configurer un contact Outlook, sinon les deux sections suivantes vous expliqueront comment configurer votre contact Outlook en important votre liste de contacts Web.
Configurez votre profil de messagerie
La configuration du contact Outlook commence par la création d’un profil de messagerie qui stocke l’adresse électronique, le mot de passe, les informations sur le serveur et les liens de votre compte, ainsi que des liens vers d’autres données telles que les adresses électroniques et les courriers électroniques.
Remplir votre dossier de contacts
Vous pouvez entrer manuellement votre liste de distribution dans Outlook ou importer d'autres carnets d'adresses basés sur le Web, tels que les carnets d'adresses GMail, Yahoo ou Hotmail. La plupart des fournisseurs de messagerie basés sur le Web nous permettent d'exporter notre carnet d'adresses vers une source de données compatible avec Outlook. Par exemple, Gmail nous offre la possibilité d’exporter nos contacts dans un fichier CSV compatible avec Outlook.
Assistant Fusion et publipostage
Commencez avec un document vierge et ouvrez le ruban "Mailings" pour commencer notre fusion.
Sélection des destinataires du message
L’assistant nous demandera de choisir le type de document pour notre publipostage. Les messages électroniques sont le type de document approprié pour l’exercice de publipostage d’aujourd’hui.
Choisissez les personnes que vous souhaitez inclure dans votre distribution de courrier électronique en cochant les cases appropriées.
Composer le message électronique
Commencez à rédiger votre message électronique et insérez des champs de fusion dans lesquels vous souhaitez placer des messages personnalisés, tels que le titre ou le nom de famille, à l'emplacement approprié sur votre document.
Personnaliser votre sujet
L'assistant divise le processus de publipostage en plusieurs étapes: choix du type de document et du modèle appropriés, création d'une liste de distribution, évaluation de l'aperçu de la fusion et envoi de courriers électroniques à tous vos destinataires.
À ce stade, vous remarquerez peut-être deux activités courantes d'écriture de courrier électronique que l'Assistant ne prend pas en charge, l'écriture de lignes d'objet personnalisées et la configuration de pièces jointes différentes. Nous devons utiliser des macros pour les effectuer en publipostage, de préférence avant de terminer l'Assistant.
Avec votre lettre ouverte, appuyez sur "Alt + F11" et double-cliquez sur "ThisDocument" dans votre fenêtre de travail Word pour ouvrir l'éditeur de macro.
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Retournez à votre document et cliquez sur le lien «Suivant: compléter la fusion» pour envoyer votre courrier électronique.
Joindre différents éléments à votre courrier électronique
Jusqu'à présent, nous avons appris à utiliser l'assistant de publipostage et à personnaliser les domaines. Pour compléter le didacticiel d'aujourd'hui, nous allons vous montrer un complément tiers qui nous permet d'attacher un fichier différent pour chaque email..
Téléchargez le complément, décompressez-le et vous constaterez qu'il est fourni en tant que modèles de document Word. Utilisez “CreateEMailData Word 2007 Ver02”, si vous utilisez Word 2007 ou 2010, et “CreateEMailData Word 2003 Ver02”, si vous utilisez Word 2003.
Copiez le modèle de document approprié dans votre dossier «% appdata% Microsoft Word STARTUP», où «% appdata%» est votre dossier de démarrage Microsoft. Dans notre cas, il s'agit de «C: Utilisateurs zainul AppData Roaming».
Nous espérons que vous avez appris à utiliser le publipostage Word à partir de l’article d’aujourd’hui. N'hésitez pas à discuter d'autres astuces sur le publipostage avec d'autres lecteurs dans la section commentaires.
