Avec la quantité d’e-mails que vous recevez chaque jour, il est difficile de les conserver tous, quelle que soit l’organisation de votre boîte de réception. Aujourd'hui, nous vous montrons comment utiliser la fonction Notes pour vous aider à mieux vous organiser.
Notes est l’une des fonctionnalités d’Outlook dont on ne parle pas beaucoup et qui est peut-être sous-utilisée. L'utilisation de notes dans Outlook peut vous aider à mémoriser des idées importantes et à organiser votre travail. Nous examinons ici l’utilisation de Notes dans Outlook 2010, mais cette fonctionnalité est disponible dans Office 2002 et versions ultérieures.
Utilisation de Notes dans Outlook 2010
Pour accéder à la fonctionnalité Notes dans Outlook 2010, cliquez sur le bouton Notes dans le volet de navigation.
La fonction Notes s'ouvre et pour créer une nouvelle note, cliquez sur Nouvelle note du ruban.
Sous l’onglet Accueil de la vue actuelle, vous pouvez modifier les options d’affichage de vos notes. Ici nous l'avons mis à Liste de notes afin que nous puissions facilement voir le contenu de la note et d’autres informations détaillées.
Dans l'écran Trier, sélectionnez Trier les articles par sujet et si vous voulez que ce soit croissant ou décroissant, cliquez sur OK.
Ajouter un nouveau bouton de note à la barre d'outils Accès rapide
Si vous constatez que vous utilisez beaucoup la fonctionnalité Notes, vous pouvez l’ajouter à la barre d’accès rapide. Pour l'ajouter, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Plus de commandes.
Les options Outlook s'ouvriront… déroulez le menu des commandes et sélectionnez Toutes les commandes.
Notes par courriel
Une autre fonctionnalité intéressante de Notes dans Outlook est que vous pouvez également les envoyer par courrier électronique. Cliquez avec le bouton droit sur la note que vous souhaitez envoyer et sélectionnez Transférer.
Déplacer ou copier des notes vers le calendrier ou d'autres dossiers
Parfois, vous voudrez peut-être déplacer ou copier vos notes vers un autre emplacement dans Outlook. Ici, nous allons examiner la possibilité de copier une note dans le calendrier. Sélectionnez le menu déroulant Déplacer dans le ruban, puis sélectionnez pour le déplacer ou le copier dans un autre emplacement.
Personnalisez vos notes
Si l'apparence du style jaune typique de vos notes ne vous convient pas, vous pouvez les personnaliser. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder à la vue Backstage et cliquez sur Options.
Conclusion
Si vous vivez dans Outlook pendant le jour ouvrable et souhaitez un moyen rapide et facile de noter vos pensées, l'utilisation de la fonction Notes peut s'avérer très utile. Ce guide devrait certainement vous aider à comprendre et à utiliser Notes dans Outlook. Et vous? Utilisez-vous la fonctionnalité Notes? Les trouvez-vous comme un outil utile pour mieux organiser votre travail? Laissez un commentaire et faites le nous savoir.