Microsoft Office est l’une des suites de productivité les plus populaires sur le marché. Une caractéristique moins connue de ses documents est que chaque fois que vous créez, ouvrez ou enregistrez un document dans Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, le document stocke des informations supplémentaires, appelées Métadonnées, sans vos informations. Ces informations sont destinées à être utilisées pour diverses raisons, telles que l'amélioration de l'édition, la visualisation, le classement et la récupération de documents Office.
Gestion des métadonnées des documents Office
Voici une liste des métadonnées pouvant être stockées dans vos documents:
- Votre nom
- Tes initiales
- Le nom de votre entreprise ou organisation
- Le nom de votre ordinateur
- Nom du serveur réseau ou du disque dur sur lequel vous avez enregistré le document
- Révisions du document
- Versions du document
- Les noms des auteurs précédents
- Informations sur le modèle
- Texte ou cellules cachés
- Vues personnalisées
- Autres propriétés de fichier et informations de synthèse
- Parties non visibles d'objets OLE incorporés
- commentaires
La plupart de ces métadonnées sont facilement accessibles et tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir le programme Office. Mais il existe d'autres métadonnées qui ne sont accessibles que lorsque vous suivez des étapes spéciales, telles que l'ouverture d'un document dans un éditeur de fichier binaire de bas niveau.
Bien que ces métadonnées Office puissent être utilisées, pour augmenter le niveau de sécurité de votre environnement informatique, protéger l’identité contenue dans des documents juridiques ou pour d’autres raisons, vous souhaiterez peut-être ne pas enregistrer ces métadonnées. Sinon, vous voudrez peut-être supprimer ces métadonnées. il.
Pour supprimer manuellement ces métadonnées, vous devez le faire en accédant aux options Outils> Menu et Sécurité ou Informations utilisateur. Ou vous devrez peut-être aller dans Fichier> Propriétés et ouvrir les onglets Résumé, Statistiques, Contenu et Personnalisé. Mais cela est trop fastidieux.
Inspecteur de document Microsoft Office
Les programmes Office 2010 et ultérieurs incluent un Inspecteur de documents Cela permet aux utilisateurs de voir facilement les métadonnées des documents et de les supprimer. Cela a rendu les choses plus faciles. L'inspecteur de document vous permet d'analyser facilement les documents à la recherche d'informations personnelles ou sensibles, de phrases textuelles ou d'autres contenus. Pour ouvrir l'inspecteur de document, cliquez sur l'onglet BackstageButton> Informations> Rechercher les problèmes> Contrôler le document.
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Nettoyeur de métadonnées
Nettoyeur de métadonnées de document est un logiciel gratuit qui analyse les documents Word, Excel et PowerPoint et supprime les métadonnées cachées et sensibles des documents Word, Excel et PowerPoint, facilement et rapidement! Il vous permet de nettoyer un ou plusieurs documents à la fois.
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Image - Nettoyeur de métadonnées 1
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Image - Metadata Cleaner 2
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Image - Nettoyeur de métadonnées 3
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Image - Nettoyeur de métadonnées 4
Vous pouvez télécharger Nettoyeur de métadonnées ici.
Il existe un autre outil appelé le Extraction de métadonnées aussil qui peut extraire automatiquement les métadonnées liées à la préservation des fichiers pris en charge et les afficher dans un format standard (XML) à utiliser dans les activités de conservation. Mais cela ne supprime pas les métadonnées.
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