Outlook vous permet de créer et de personnaliser les affichages de dossiers de nombreuses manières, telles que l'ajout et la suppression de colonnes ou le regroupement et le tri des messages. Vous pouvez également appliquer des règles pour que Outlook affiche les messages de différentes manières en fonction de leurs propriétés (telles que l'expéditeur, la ligne d'objet ou l'horodatage). C'est appelé mise en forme conditionnelle. Voyons comment cela fonctionne.
Mettre à jour: Un de nos lecteurs a attiré notre attention sur le fait que la mise en forme conditionnelle n’est disponible que sur la version Windows d’Outlook etne pas la version macOS. Merci, Christy!
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Pour commencer à configurer la mise en forme conditionnelle, allez dans Affichage> Afficher les paramètres.
Comment fonctionnent les règles
Les «règles» sont les conditions auxquelles un message doit satisfaire pour qu'Outlook puisse appliquer le formatage. Par exemple, dans les règles par défaut, la règle «Messages non lus» est activée lorsqu'un message est marqué comme non lu. Lorsque cette règle est activée, Outlook utilise la police Segoe UI en gras, bleue, à 11 points pour l’afficher.
Outlook applique les règles dans l'ordre, en haut de la liste. Les règles en haut de la liste ont priorité sur les règles en bas. Comment cela fonctionne-t-il dans la pratique? Supposons que vous avez deux règles, une en haut de la liste qui modifie la police en vert et une autre en bas de la liste qui modifie la police en rouge. Si un message remplit les conditions des deux règles, la police sera changée en vert car cette règle est en haut de la liste. La règle qui définit la police en rouge est ignorée.
Avec les règles par défaut, vous ne pouvez changer que la police. Vous ne pouvez pas supprimer les règles par défaut, déplacer l’ordre ou modifier les conditions de la règle. Vous pouvez toutefois désactiver les règles par défaut en les décochant dans la liste «Règles pour cette vue».
Comment ajouter une nouvelle règle
Dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle, cliquez sur le bouton “Ajouter”. Une nouvelle règle intitulée «Sans titre» sera ajoutée à la liste. Donnez un nom à votre règle puis cliquez sur le bouton «Condition».
Pour ce faire, cliquez d'abord sur le bouton “De”, qui ouvre le carnet d'adresses, puis sélectionnez un contact.
Nous allons faire en sorte que les messages correspondant au filtre que nous avons défini soient affichés en violet et en gras. Configurez-le comme vous le souhaitez, cliquez sur le bouton «OK», cliquez à nouveau sur «OK» pour fermer la fenêtre Formatage conditionnel, puis une fois de plus pour fermer la fenêtre Paramètres d'affichage avancés.
- On lui a attribué une catégorie particulière
- Il est lu ou non lu
- Il a des pièces jointes ou pas de pièces jointes
- Il est marqué comme priorité élevée, normale ou faible
- Il a été signalé par vous, par quelqu'un d'autre, par personne, ou marqué comme complet
- Le texte que vous recherchez doit correspondre à la casse
- C'est une taille particulière, supérieure ou inférieure à une taille particulière, ou entre deux tailles
Basculez sur l'onglet "Avancé" pour créer des conditions complexes.
Cliquez sur le menu déroulant "Condition" pour choisir votre condition.
- À tout moment
- Hier
- Aujourd'hui
- Demain
- Dans les 7 derniers jours
- Dans les 7 prochains jours
- La semaine dernière
- Cette semaine
- Prochaine semaine
- Le mois dernier
- Ce mois-ci
- Le mois prochain
- Sur
- Sur ou après
- Sur ou avant
- Entre
- Existe
- N'existe pas
Et les autres champs que vous pouvez choisir offrent des quantités similaires d'options.
Sélectionnez votre condition, ajoutez une valeur et cliquez sur le bouton “Ajouter à la liste”.
Vous pouvez définir plusieurs conditions dans une règle pour obtenir des éléments aussi spécifiques que vous le souhaitez. Vous souhaitez que Outlook affiche les messages dans une police rouge de 16 points s’ils proviennent d’un contact donné, reçu au cours des sept derniers jours, contiennent un mot spécifique dans le sujet, et inclure une pièce jointe? Pas de problème.
Comment supprimer une règle
Si vous avez créé une règle et que vous ne la souhaitez plus, il est facile à supprimer. Dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle, sélectionnez la règle que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton “Supprimer”. N'oubliez pas que vous ne pouvez supprimer que les règles que vous avez créées, pas les règles par défaut intégrées d'Outlook.
