Trouver le meilleur moment pour la réunion avec vos collègues de bureau n’est souvent pas une tâche facile. Vous devez d’abord leur demander quel est le moment qui leur convient le mieux, puis leur faire correspondre le même emploi du temps pour arriver au moment qui convient le mieux à tous. Le choix du moment de la réunion est relativement simple si les participants sont moins nombreux, mais que se passe-t-il si la réunion nécessite plus de personnes. Le travail devient simplement difficile avec des personnes non disponibles ou des personnes qui déposent pour des raisons diverses. Tout ce processus vous fait investir beaucoup de votre temps productif, n'est-ce pas!
Trouver le temps est une application qui peut vous aider à planifier des réunions plus rapidement. Un complément pour Microsoft OutlookFindTime vous aide à définir facilement une heure de réunion avec une approche systématique, sans vous soucier de votre implication. L'application vous suggère automatiquement quels jours et heures fonctionnent le mieux pour les personnes qui doivent assister à la réunion. Par conséquent, vous aider à arriver à l'heure du consensus assez facilement. Lisez ci-dessous pour savoir comment planifier des réunions plus rapidement.
FindTime pour Outlook
FindTime réduit l'organisation du temps. En tant qu'organisateur, vous proposez les heures sélectionnées à tous les participants et autorisez tout le monde à voter. Une fois le consensus obtenu par le biais du vote, FindTime envoie l'invitation à la réunion en votre nom, éliminant ainsi le temps qu'il vous faut habituellement pour investir dans la coordination avec les gens et arriver au meilleur moment pour tous.
Pour commencer à utiliser FindTime
Étape 1
La première étape consiste à installer FindTime. Pour ce faire, vous devez obligatoirement vous connecter à des comptes Office 365. Une fois que vous êtes connecté, vous pouvez installer FindTime à partir du magasin Office. Une fois installé, redémarrez Outlook et vous pourrez voir l’icône FindTime située dans le coin supérieur droit de l’écran Outlook. Notez la différence d'apparence sur Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web, illustrée ci-dessous.
Sur Outlook 2013
Sur Outlook 2016
Sur Outlook sur le web
Remarque: FindTime est uniquement accessible sur Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook sur le Web.
Étape 2
Donc, après avoir configuré l'application, vous pouvez maintenant composer un nouvel email ou répondre à un email existant pour planifier une réunion.
Par exemple, si vous souhaitez organiser une réunion avec les personnes répertoriées en répondant à un courrier électronique existant. Cliquez sur”Répondre avec un sondage”.
Étape 3
Après avoir lancé une invitation, cliquez sur «envoyer» dans la fenêtre de votre boîte de réception pour permettre aux gens de voter sur les créneaux horaires que vous avez sélectionnés. Toutes les personnes invitées peuvent consulter le sondage en ligne pour savoir qui vote pour quelle heure. Vous pouvez même savoir que les autres connaissent votre machine à sous préférée.
Remarque: Du côté des destinataires, ils ont simplement besoin d’une adresse électronique pour recevoir votre invitation et d’un accès Internet pour voter sur le site Web de FindTime. En outre, ils peuvent voter à partir de n’importe quel appareil. Il n'est pas nécessaire que FindTime ait installé FindTime sur son PC ou son handphone, ou bien sur un compte Office 365.
Cliquez sur ici pour commencer à utiliser FindTime et faites-nous savoir si vous aimez cette nouvelle application de Microsoft.
Source de l'image: Microsoft.
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