Organiser une réunion avec les bons participants peut être frustrant. Vous devez trouver un moment où tout le monde est disponible. Ensuite, vous devez trouver une chambre libre. Ensuite, espérez que les participants ne transmettent pas la demande de réunion à une personne supplémentaire qui n’a pas besoin d’être présente ou, pire, transmettent la réunion à un subordonné. Nous ne pouvons pas forcer les gens à être libres et nous ne pouvons pas vous installer dans une salle de réunion, mais si vous utilisez Outlook, nous pouvons vous montrer comment empêcher les personnes de transférer votre demande de réunion. Nous allons jeter un coup d'oeil.
Mettre à jour: Un de nos lecteurs a attiré notre attention sur le fait que cette technique n’est disponible que sur la version Windows d’Outlook etne pas la version macOS. Merci de l'avoir signalé, Floris!
Empêcher le transfert d'une demande dans Outlook ou Outlook Web App
Pour faire cesser le transfert d’une demande de réunion, il suffit d’inverser un paramètre unique avant de l’envoyer.
Dans le client Outlook complet, avec une demande de réunion ouverte, basculez vers l'onglet "Réunion". Cliquez sur le bouton "Option de réponse", puis sur le bouton "Autoriser le transfert" dans le menu déroulant pour le désactiver (cette option est activée par défaut).
Que se passe-t-il si quelqu'un essaie de transmettre ma demande de réunion?
Trois choses peuvent se produire lorsque quelqu'un tente de transférer un message pour lequel vous avez désactivé l'option «Autoriser le transfert»:
- Si votre participant utilise la même version d’Outlook que vous (et s’ils travaillent pour la même entreprise, c’est très probablement le cas), ils ne pourront pas transférer la demande de réunion.
- S'ils utilisent une version plus ancienne d'Outlook, ils pourront alors transférer la demande de réunion, mais Microsoft Exchange bloquera la livraison et enverra à votre participant un message «non distribuable».
- S'ils utilisent un système de messagerie non-Microsoft, tel que Gmail, ils pourront alors transférer la demande de réunion sans aucune restriction. En effet, les systèmes tiers ne sont pas tenus de respecter l’indicateur «Ne pas transmettre» de Microsoft. Dans le futur, il est possible qu'ils commencent à le respecter (il s'agit souvent d'une situation de type «Vous vous grattez le dos et je gratte le vôtre», où Google, par exemple, souhaite que Outlook respecte un indicateur spécifique à Gmail. Un accord est donc conclu. ), mais il est également tout à fait possible qu'aucun système à part Outlook ne respecte jamais le drapeau.
Néanmoins, tant que vous organisez des réunions avec des personnes de votre organisation, cela devrait fonctionner correctement.
