Lorsque vous envoyez un courrier électronique à plusieurs destinataires, vous disposez de quelques options pour entrer leurs adresses électroniques. Vous pouvez insérer plusieurs adresses dans les champs «À» ou «Cc» (copie conforme), mais ces adresses sont ensuite visibles par tous les destinataires du courrier électronique. C’est acceptable si c’est un petit groupe où tout le monde se connaît, mais si vous envoyez un message à un groupe plus important - ou un message où les gens peuvent ne pas se connaître - ce n’est pas une si bonne idée. Certains pourraient s’énerver si leur adresse électronique est partagée avec des personnes qu’ils ne connaissent pas. C’est là que le champ «Cci» (Copie invisible) et un contact nommé «Destinataires non divulgués» entrent en jeu.
Utiliser le champ Cci
Lorsque vous entrez une adresse dans le champ «Cci», aucun destinataire du message ne peut voir cette adresse. Le champ "Cci" est utile dans différentes circonstances:
- Si vous souhaitez envoyer une copie aveugle d’un message à l’attention de quelqu'un - par exemple un responsable ou un assistant administratif - sans que le destinataire principal ne le sache.
- Si vous envoyez un message à beaucoup de gens. De cette façon, l'en-tête de l'e-mail n'est pas surchargé d'adresses.
- Si vous envoyez un message à plusieurs personnes qui ne se connaissent peut-être pas déjà, ou au moins à une adresse électronique.
Le problème est que le champ «Cci» est masqué par défaut dans Outlook. Il est cependant assez facile de l'allumer.
Lorsque vous créez un message, dans la fenêtre du message, cliquez sur l'onglet "Options". Dans la section «Afficher les champs», cliquez sur l’option «Cci».
RemarqueSi vous envoyez souvent des messages au même groupe de personnes, envisagez de créer une liste de distribution pour faciliter les choses. En outre, il a été constaté que certains fournisseurs de services Internet imposent des limites au nombre de personnes auxquelles vous pouvez envoyer un courrier électronique. Si vous rencontrez des problèmes, essayez d'envoyer votre message à environ 20 destinataires à la fois.
Cependant, il y a un problème qui pourrait apparaître. Si vous laissez le champ «À» vide, de nombreux vérificateurs de courrier indésirable interpréteront le message comme étant du courrier indésirable et vos destinataires pourraient ne jamais le voir. Vous pouvez éviter ce problème de deux manières. La première consiste simplement à mettre votre propre adresse dans le champ «À». Les destinataires vont quand même avoir votre adresse, puisque c’est vous qui envoyez le message. Une autre solution consiste à créer un contact «Destinataires non divulgués».
Utilisation d'un contact destinataire non divulgué
La création d'un contact «Destinataires non divulgués» vous permet d'insérer dans le champ «À» quelque chose qui indique clairement aux destinataires que d'autres personnes reçoivent également le même message et que leurs noms sont masqués. Vous pouvez penser à cela comme une courtoisie. Toute personne qui reçoit le message verra simplement «Destinataires non divulgués» comme destinataire principal du message.
Le contact «Destinataires non divulgués» n’est pas une entité spéciale dans Outlook. Il s’agit plutôt d’un autre contact avec votre propre adresse e-mail en pièce jointe. Vous pouvez nommer le contact comme vous le souhaitez, mais “Destinataires non divulgués” est devenu une sorte de tradition acceptée.
Dans la fenêtre principale d'Outlook, cliquez sur le bouton "Personnes" dans la barre de navigation. Si votre barre de navigation est en mode compact, il vous suffira de voir une icône (à gauche ci-dessous). Le mot «Personnes» s’affiche si la barre n’est pas compacte (à droite, en bas).
