Office travaille déjà en coulisses pour réduire la taille des fichiers. Le type de fichier DOCX le plus récent agit essentiellement comme un fichier ZIP compressant le contenu du fichier. Les images et le texte qui apparaissent plusieurs fois dans un document ne sont stockés qu'une seule fois dans le fichier réel. Ainsi, du moins dans les versions les plus récentes des applications Office, vous constaterez que les fichiers volumineux sont généralement le résultat de nombreuses images différentes dans vos documents.
La bonne nouvelle est que les applications Office offrent également des outils pratiques pour contrôler ces tailles d'image. Dans cet article, nous utilisons Office 2016 (plus précisément Word 2016) comme exemple. Mais vous trouverez les mêmes outils que ceux décrits dans d’autres applications Office, telles que Excel et PowerPoint, et dans les versions précédentes d’Office, qui remontent au moins à Office 2010.
Compresser des images dans votre document Office
La première étape à suivre pour essayer de réduire la taille d'un document contenant des images consiste à les compresser. Chaque application Office offre un outil pratique pour y parvenir. Nous utilisons Word ici (et c’est ce à quoi nous ferons référence dans les étapes suivantes), mais vous trouverez les fonctionnalités au même endroit dans d’autres applications Office.
Dans votre document, cliquez sur une image pour la sélectionner. Cliquez sur le menu Format qui apparaît dans la barre d'outils Office lorsque vous sélectionnez une image.
Supprimer les informations d'édition des images
Les applications Office offrent une grande variété d'outils de retouche d'image intégrés. Lorsque vous les utilisez, Word conserve l'image d'origine et enregistre les modifications apportées pour vous permettre de les annuler ou de revenir à l'image d'origine si vous en aviez besoin.. Si vous êtes satisfait de la façon dont vous avez formaté vos images, toutes les informations de modification enregistrées ne font qu'augmenter la taille de votre fichier. Si la compression des images de votre document n’a pas réduit suffisamment la taille de votre fichier, vous pouvez également demander à Word de supprimer les informations de mise en forme enregistrées. Là encore, vous souhaiterez peut-être enregistrer le document en tant que nouveau fichier avant de commencer afin de pouvoir revenir à l'original si nécessaire.
Avec votre document ouvert, cliquez sur le menu Fichier.
Dans notre exemple, nous avons pris un fichier Word («Fichier 1.docx» dans l’image suivante) contenant environ 20 images de bonne qualité et pesant près de 48 Mo. Un grand nombre de ces images ont été recadrées, certaines redimensionnées et plusieurs autres éditées. Une fois les images compressées et les informations de formatage enregistrées supprimées, le nouveau fichier («Fichier 2 (compressé).docx» dans l'image suivante) fait maintenant un peu moins de 35 Mo, soit une réduction d'environ 27% de la taille du fichier. Et pour illustrer la compression intégrée au format DOCX, nous avons également compressé ce fichier. Comme vous pouvez le constater, la différence de taille entre les fichiers compressés et les fichiers décompressés est négligeable.
